Sau khi nộp hồ sơ thông báo website trên Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử, một trong những câu hỏi doanh nghiệp thường gặp nhất là: Làm thế nào để biết website của mình đã được Bộ Công Thương xác nhận thông báo thành công hay chưa?
Không ít trường hợp doanh nghiệp thấy hồ sơ đã gửi thành công thì cho rằng thủ tục đã hoàn tất. Một số trường hợp khác nhận được email từ Hệ thống nhưng không phân biệt được đó là thông báo tiếp nhận hồ sơ, yêu cầu sửa đổi, bổ sung hay thông báo kết quả.
Với giao diện mới của Online.gov.vn, việc kiểm tra hiện nay khá thuận tiện. Doanh nghiệp có thể kiểm tra qua Dashboard tài khoản, email, danh sách nền tảng TMĐT công khai, công cụ tìm kiếm hoặc trang thông tin chi tiết của nền tảng trên Online.gov.vn.
Dưới đây là 4 cách có thể tra cứu.
Cách 1. Kiểm tra trạng thái hồ sơ trong tài khoản Online.gov.vn
Đây là cách nên kiểm tra đầu tiên nếu bạn là chủ quản website và có tài khoản đăng nhập Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử.
Truy cập website: http://online.gov.vn/ . Sau khi đăng nhập, vào phần quản lý nền tảng và chọn “Tất cả hồ sơ”. Dashboard sẽ hiển thị danh sách các nền tảng đã được doanh nghiệp kê khai. Tại đây có thể kiểm tra các thông tin như:
Tên nền tảng – thông tin doanh nghiệp chủ quản – trạng thái hồ sơ – tỉnh/thành phố – vốn đầu tư nước ngoài – ngày gửi gần nhất – ngày duyệt…
Thông tin quan trọng nhất cần nhìn vào là cột: Trạng thái. Nếu hồ sơ hiển thị: Đã xác nhận thì hồ sơ đã được xác nhận trên Hệ thống.
Đồng thời, bạn có thể kiểm tra Ngày duyệt để biết thời điểm hồ sơ được xác nhận.
Nếu hồ sơ đang được xử lý hoặc có yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi và xử lý theo yêu cầu.
Nếu bạn là chủ quản website, đây là cách kiểm tra tôi ưu tiên nhất.
Cách 2. Kiểm tra email nhận kết quả xử lý hồ sơ
Khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần khai báo địa chỉ email để nhận các thông tin liên quan đến quá trình xử lý hồ sơ.
Vì vậy, cách thứ hai là kiểm tra email được sử dụng với tài khoản Online.gov.vn.
Nên kiểm tra cả: Hộp thư đến – Spam/Thư rác – Quảng cáo – các thư liên quan đến Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử.
Tuy nhiên, có một lưu ý quan trọng: Có email từ Hệ thống chưa có nghĩa website đã được xác nhận.
Email có thể là thông báo về nhiều trạng thái khác nhau như tiếp nhận hồ sơ, yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc thông báo kết quả xử lý.
Vì vậy, cần đọc kỹ nội dung email, không chỉ nhìn người gửi hoặc tiêu đề thư.
Nếu vẫn chưa chắc chắn, hãy quay lại Cách 1 và kiểm tra trạng thái trực tiếp trên Dashboard.
Cách 3. Kiểm tra trực tiếp tại danh sách Nền tảng TMĐT trên Online.gov.vn
Đây là một cách kiểm tra rất trực quan trên giao diện Online.gov.vn hiện nay.
Truy cập: Danh sách Nền tảng TMĐT trên http://online.gov.vn/nen-tang Sau đó chọn nền tảng cần tìm kiếm (trực tiếp trong nước/trực tiếp nước ngoài/Trung gian, mạng xã hội, tích hợp trong nước/ Trung gian, mạng xã hội, tích hợp nước ngoài).
Tại đây, Online.gov.vn công khai danh sách các nền tảng TMĐT. Với nền tảng đã được xác nhận, giao diện có thể hiển thị:
- Logo nền tảng
- Tên miền
- Đã xác nhận
Danh sách này được cập nhật theo dữ liệu của Hệ thống. Vì vậy, nếu website của bạn vừa được xác nhận, có thể truy cập danh sách để kiểm tra xem website đã xuất hiện công khai hay chưa.
Ví dụ, khi canvasio.vn xuất hiện trong danh sách, người dùng có thể nhìn thấy ngay logo, tên miền canvasio.vn và trạng thái: Đã xác nhận.
Ưu điểm của cách này là không cần đăng nhập tài khoản doanh nghiệp.
Cách này phù hợp khi nào? Cách 3 đặc biệt thuận tiện khi website vừa được xác nhận và bạn muốn kiểm tra xem kết quả đã xuất hiện trên danh sách công khai của Hệ thống hay chưa.
Tuy nhiên, Online.gov.vn hiện có số lượng nền tảng rất lớn. Do đó, với website đã được xác nhận từ trước, việc kéo danh sách để tìm bằng mắt không phải phương pháp hiệu quả.
Khi đó hãy chuyển sang Cách 4.
Cách 4. Tìm kiếm bằng tên miền, tên doanh nghiệp hoặc mã số thuế trên Online.gov.vn
Đây có lẽ là cách thuận tiện nhất đối với người không có tài khoản đăng nhập nhưng muốn kiểm tra một website cụ thể.
Ngay trên Online.gov.vn hiện có chức năng tìm kiếm thông tin hoặc vào trực tiếp http://online.gov.vn/tim-kiem
Bạn có thể nhập: Tên miền; tên nền tảng; tên doanh nghiệp; mã số thuế…
Ví dụ muốn kiểm tra: canvasio.vn hãy nhập trực tiếp canvasio.vn vào công cụ tìm kiếm.
Hệ thống sẽ trả về các kết quả liên quan, trong đó có nhóm: Nền tảng TMĐT
Trong trường hợp canvasio.vn, kết quả tra cứu thể hiện thông tin liên quan đến Kiến An Phát, tên miền và mã số thuế của doanh nghiệp.
Nên tìm bằng thông tin nào?
Nếu kiểm tra một website cụ thể, nên bắt đầu bằng:
- Tên miền Ví dụ: abc.vn ; abc.com.vn . Nếu không tìm thấy hoặc muốn kiểm tra doanh nghiệp đang có những nền tảng nào, có thể tìm tiếp bằng:
- Tên doanh nghiệp;
- hoặc Mã số thuế: Tìm bằng mã số thuế đặc biệt hữu ích khi một doanh nghiệp có nhiều website hoặc nền tảng TMĐT.
Đây cũng là cách khách hàng, đối tác hoặc người tiêu dùng có thể sử dụng để kiểm tra thông tin công khai mà không cần tài khoản Online.gov.vn.
Vậy cách nào đáng tin cậy nhất?
Tùy bạn là chủ quản website hay người bên ngoài.
Nếu bạn là doanh nghiệp chủ quản website, Tôi khuyên kiểm tra theo thứ tự:
- Đăng nhập Dashboard → kiểm tra trạng thái “Đã xác nhận” → kiểm tra ngày duyệt → kiểm tra thông tin công khai trên Online.gov.vn → đối chiếu thông tin nền tảng.
- Trong đó, Dashboard của chính tài khoản đã nộp hồ sơ là nơi nên kiểm tra đầu tiên.
Nếu bạn là khách hàng hoặc đối tác và không có tài khoản của doanh nghiệp thì nên:
- Tìm tên miền trên Online.gov.vn → mở kết quả nền tảng → kiểm tra trạng thái → đối chiếu tên doanh nghiệp và mã số thuế.
- Không nhất thiết phải liên hệ doanh nghiệp để hỏi giấy xác nhận.
Có thể kiểm tra bằng Google không?
Bạn cũng có thể thử tìm kiếm trên Google theo dạng:
- “abc.com.vn” “online.gov.vn”
- hoặc: “Tên doanh nghiệp” “online.gov.vn”
Cách này đôi khi giúp tìm nhanh trang thông tin đã được Google lập chỉ mục.
Tuy nhiên, tôi không coi đây là phương pháp xác định chính thức.
Google là công cụ tìm kiếm của bên thứ ba. Một trang vừa được Online.gov.vn cập nhật chưa chắc Google đã lập chỉ mục ngay; ngược lại, Google cũng có thể lưu kết quả cũ.
Vì vậy Google dùng để tìm nhanh; Online.gov.vn dùng để kiểm tra.
Tại sao tìm trên Online.gov.vn nhưng chưa thấy website?
Nếu bạn vừa nhận kết quả xử lý nhưng tìm kiếm công khai chưa thấy website, trước tiên hãy kiểm tra lại Dashboard của tài khoản.
Nếu Dashboard đã thể hiện “Đã xác nhận”, hãy kiểm tra lại cách bạn tra cứu thế nào, đã đúng chưa?
Không nên vội kết luận hồ sơ chưa thành công chỉ vì một phương thức tra cứu công khai chưa trả về kết quả như mong muốn.
Ngược lại, nếu Dashboard vẫn chưa thể hiện trạng thái xác nhận thì việc website chưa xuất hiện trong kết quả công khai là điều dễ hiểu.
Sau khi xác nhận thành công, doanh nghiệp nên làm gì?
Nhìn thấy chữ “Đã xác nhận” không phải là bước cuối cùng.
Doanh nghiệp nên tiếp tục kiểm tra:
- Thông tin hồ sơ: Tên miền, tên chủ quản và các thông tin được xác nhận phải phù hợp với thực tế.
- Logo thông báo: Cập nhật logo xác nhận và kiểm tra đường dẫn của logo.
- Các chính sách trên website: Tiếp tục duy trì và cập nhật chính sách theo hoạt động thực tế và quy định hiện hành.
- Tài khoản Online.gov.vn: Lưu giữ thông tin đăng nhập để quản lý hồ sơ sau này.
- Sửa đổi, bổ sung: Khi phát sinh thay đổi thuộc trường hợp pháp luật quy định, cần thực hiện thủ tục cập nhật tương ứng.
- Nghĩa vụ sau xác nhận: Tiếp tục theo dõi các nghĩa vụ báo cáo và các trách nhiệm khác theo loại hình nền tảng.
Kết luận
Với giao diện Online.gov.vn hiện nay, doanh nghiệp có khá nhiều cách để kiểm tra website đã được xác nhận hay chưa.
Có thể nhớ đơn giản:
- 1. Dashboard: kiểm tra trạng thái hồ sơ.
- 2. Email: kiểm tra thông báo kết quả.
- 3. Danh sách nền tảng: xem website vừa được xác nhận có xuất hiện công khai không.
- 4. Công cụ tìm kiếm: tra cứu bằng tên miền, doanh nghiệp hoặc mã số thuế.
Nếu là chủ quản website, hãy ưu tiên kiểm tra Dashboard.
Nếu là khách hàng hoặc đối tác, hãy ưu tiên công cụ tìm kiếm và dữ liệu công khai trên Online.gov.vn.
Xem thêm: Thành Công Đã Thông Báo Website Với Bộ Công Thương