Khi bắt đầu bán hàng trên website, nhiều doanh nghiệp biết rằng cần phải thực hiện thủ tục thông báo website (hay còn gọi thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến) với Bộ Công Thương, nhưng lại không có thời gian hoặc không am hiểu quy định pháp luật để tự thực hiện. Vì vậy, nhiều đơn vị lựa chọn sử dụng dịch vụ thông báo website nhằm tiết kiệm thời gian và hạn chế việc hồ sơ bị trả lại nhiều lần.
Tuy nhiên, không ít người vẫn băn khoăn: Thuê dịch vụ thông báo website với Bộ Công Thương thì đơn vị cung cấp sẽ làm những gì? Có phải chỉ nộp hồ sơ hay còn hỗ trợ các công việc khác? Chi phí có tốn kém không?
Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với bạn hiểu rõ toàn bộ công việc mà một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp cần thực hiện.
Dịch vụ thông báo website với Bộ Công Thương là gì?
Dịch vụ thông báo website với Bộ Công Thương là việc đơn vị tư vấn thay mặt hoặc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quá trình chuẩn bị hồ sơ, rà soát website, khai báo thông tin và làm việc với cơ quan quản lý để hoàn thành thủ tục thông báo website thương mại điện tử bán hàng theo quy định của pháp luật.
Một đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp không chỉ dừng lại ở việc “nộp hồ sơ”, mà còn phải giúp doanh nghiệp bảo đảm website đáp ứng đầy đủ các điều kiện trước khi gửi hồ sơ thông báo.
1. Kiểm tra website có thuộc diện phải thông báo hay không
Đây là bước đầu tiên nhưng rất quan trọng.
Không phải mọi website đều phải thông báo với Bộ Công Thương. Đơn vị dịch vụ sẽ xác định:
- Website có phải website thương mại điện tử bán hàng hay không;
- Website chỉ giới thiệu doanh nghiệp hay có chức năng đặt hàng trực tuyến;
- Website có thuộc trường hợp phải đăng ký thay vì thông báo hay không;
- Website có thuộc đối tượng điều chỉnh của Luật Thương mại điện tử và các văn bản hướng dẫn hay không.
Việc xác định sai loại hình có thể khiến doanh nghiệp thực hiện sai thủ tục và phải làm lại từ đầu.
2. Rà soát toàn bộ website theo quy định pháp luật
Đây là công việc chiếm nhiều thời gian nhất.
Đơn vị dịch vụ sẽ kiểm tra các nội dung bắt buộc trên website như:
- Doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh chưa;
- Doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh có điều kiện nào không? (Ví dụ giấy an toàn vệ sinh thực phẩm, kinh doanh lữ hành, kinh doanh phân bón hóa chất…);
- Sản phẩm hàng hóa dịch vụ có thuộc danh mục cấm, hạn chế hoặc đã niêm yết đầy đủ thông tin nhãn hàng hóa chưa?;
- 8 tài liệu bắt buộc phải có (thanh toán, bảo mật, giải quyết khiếu nại…)?
Nếu thiếu hoặc trình bày chưa đúng quy định, đơn vị dịch vụ sẽ hướng dẫn doanh nghiệp chỉnh sửa trước khi nộp hồ sơ.
3. Tư vấn chỉnh sửa các nội dung chưa phù hợp
Sau khi rà soát, doanh nghiệp thường được nhận một danh sách các nội dung cần bổ sung.
Ví dụ:
- Thiếu trang Chính sách bảo mật;
- Thiếu điều khoản giao dịch;
- Không công khai thông tin doanh nghiệp;
- Website chưa thể hiện đầy đủ quy trình đặt hàng;
- Thiếu cơ chế tiếp nhận khiếu nại;
- Thiếu thông tin về thanh toán hoặc vận chuyển.
Đơn vị dịch vụ sẽ hướng dẫn hoặc hỗ trợ xây dựng các nội dung này để website đáp ứng yêu cầu trước khi khai báo.
4. Chuẩn bị hồ sơ thông báo
Sau khi website đáp ứng điều kiện, đơn vị dịch vụ sẽ hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị các thông tin cần thiết như:
- Tên miền website;
- Thông tin nền tảng;
- Loại hàng hóa, dịch vụ kinh doanh;
- Thông tin doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh;
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu cần);
- Các thông tin phục vụ việc khai báo trực tuyến.
Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp giảm nguy cơ phải bổ sung hồ sơ.
5. Thực hiện khai báo trực tuyến
Hiện nay, thủ tục thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến được thực hiện trực tuyến trên Hệ thống hoạt động thương mại điện tử Bộ Công Thương. Quy trình bao gồm việc tạo hoặc sử dụng tài khoản, khai báo thông tin website, tải các tài liệu cần thiết và gửi hồ sơ điện tử.
Đơn vị dịch vụ sẽ hỗ trợ:
- Khai báo đúng loại thủ tục;
- Điền đầy đủ thông tin;
- Kiểm tra tính thống nhất giữa hồ sơ và website;
- Đính kèm tài liệu theo yêu cầu;
- Gửi hồ sơ.
6. Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ
Sau khi hồ sơ được gửi, đơn vị dịch vụ không kết thúc công việc.
Trong quá trình xử lý, cơ quan quản lý có thể:
- Xác nhận hồ sơ;
- Yêu cầu sửa đổi;
- Yêu cầu bổ sung thông tin.
Đơn vị dịch vụ sẽ theo dõi thường xuyên tài khoản và thư điện tử để kịp thời xử lý các yêu cầu phát sinh.
7. Giải trình và bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu
Đây là bước thể hiện rõ sự khác biệt giữa việc tự làm và thuê dịch vụ.
Nếu cơ quan quản lý yêu cầu chỉnh sửa, đơn vị dịch vụ sẽ:
- Phân tích lý do hồ sơ chưa đạt;
- Hướng dẫn chỉnh sửa website;
- Điều chỉnh thông tin khai báo;
- Chuẩn bị nội dung giải trình;
- Nộp lại hồ sơ.
Nhờ kinh nghiệm xử lý nhiều trường hợp, thời gian hoàn thiện thường nhanh hơn so với doanh nghiệp tự thực hiện.
8. Hướng dẫn gắn biểu tượng xác nhận lên website
Sau khi hồ sơ được xác nhận hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn gắn biểu tượng “Đã thông báo Bộ Công Thương” lên website theo đúng quy định và bảo đảm liên kết đến trang thông tin công khai trên hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử.
9. Tư vấn các nghĩa vụ sau khi thông báo
Nhiều doanh nghiệp cho rằng sau khi nhận được xác nhận là hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ.
Trên thực tế, đơn vị dịch vụ còn có thể tư vấn:
- Khi nào phải cập nhật thông tin;
- Khi thay đổi tên miền phải làm gì;
- Khi thay đổi chủ sở hữu có phải khai báo lại hay không;
- Khi bổ sung website mới có phải thông báo lại hay không;
- Khi nào phải báo cáo trực tuyến định kỳ;
Các nghĩa vụ liên quan đến hoạt động thương mại điện tử.
10. Hỗ trợ lâu dài khi website có thay đổi
Website thường xuyên được nâng cấp hoặc thay đổi nội dung.
Một đơn vị dịch vụ uy tín sẽ tiếp tục hỗ trợ khi doanh nghiệp:
- Đổi tên miền;
- Đổi tên doanh nghiệp;
- Chuyển đổi loại hình kinh doanh;
- Thay đổi thông tin liên hệ;
- Nâng cấp website;
- Mở thêm website mới.
Việc này giúp doanh nghiệp duy trì tình trạng tuân thủ pháp luật trong quá trình hoạt động.
Có nên thuê dịch vụ thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến không?
Nếu doanh nghiệp có bộ phận pháp chế hoặc đã quen với các thủ tục hành chính điện tử, hoàn toàn có thể tự thực hiện.
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, việc sử dụng dịch vụ sẽ giúp:
- Tiết kiệm thời gian;
- Hạn chế sai sót khi khai báo;
- Được rà soát website theo đúng quy định;
- Giảm số lần phải bổ sung hồ sơ;
- Được tư vấn các nghĩa vụ pháp lý liên quan sau khi hoàn thành thủ tục.
Điều quan trọng là lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm thực tế, hiểu rõ quy định pháp luật và không chỉ dừng lại ở việc nộp hồ sơ thay doanh nghiệp.
Chi phí thuê dịch vụ thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến có tốn kém không?
Không. Chi phí thuê dịch vụ thường không quá cao và phụ thuộc vào tình trạng của nền tảng cũng như phạm vi công việc cần thực hiện. So với thời gian tự tìm hiểu quy định, chỉnh sửa website và xử lý hồ sơ nhiều lần, việc sử dụng dịch vụ thường giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và hoàn thành thủ tục nhanh hơn.
Kết luận
Một dịch vụ thông báo website với Bộ Công Thương chuyên nghiệp không chỉ đơn giản là khai báo hồ sơ trực tuyến. Giá trị lớn nhất của dịch vụ nằm ở việc rà soát website, tư vấn hoàn thiện các nội dung pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, theo dõi quá trình xử lý và hỗ trợ doanh nghiệp cho đến khi website được xác nhận thông báo thành công.
Nếu lựa chọn đúng đơn vị tư vấn, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm đáng kể nguy cơ hồ sơ bị trả lại hoặc website chưa đáp ứng các yêu cầu pháp lý khi đưa vào hoạt động.
Trên đây là những chia sẻ Dịch vụ thông báo website với Bộ Công Thương là cần làm những nội dung gì? Làm sao để đạt được kết quả và hậu dịch vụ làm những gì của một đơn vị chuyên nghiệp uy tín. Nếu các bạn cần thảo luận, hỗ trợ, tư vấn thì liên hệ mình nhé. Thông tin liên hệ SĐT hay Zalo ở chân trang nhé. Cám ơn các bạn đã theo dõi bài viết này.