Mục lục nội dung
Làm Gì Khi Bị Đề Nghị Chỉnh Sửa Hồ Sơ Thông Báo Web Với BCT?
Bạn đang làm hồ sơ thông báo website với Bộ Công Thương? Một ngày xấu giời, bạn nhận được thông báo hồ sơ thông báo website của bạn chưa được duyệt! Bạn cần chỉnh sửa bổ sung và gửi lại cho cơ quan quản lý để xem xét! Vậy, bạn cần phải làm gì đây? Sửa thế nào cho đúng? Sửa thế nào để được duyệt?
Sau đây, mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm xử lý của mình và áp dụng cho 1 trường hợp cụ thể.
Cơ quan quản lý yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ những gì?
Thứ nhất Có rất nhiều thông tin trên website có thể được yêu cầu chỉnh sửa. Thông thường, các lỗi phổ biến nhất đó là thiếu chính sách. Ví dụ như thông tin về chính sách bảo mật thông tin, thông tin về thanh toán, thông tin về vận chuyển, kiểm kê…Vấn đề bạn cần đọc rất kỹ để tìm ra vấn đề đó
Thứ 2 là một số lỗi về tài liệu đính kèm cũng thường xuyên bạn hay mắc phải. Bạn không đính kèm đúng file đăng ký kinh doanh, không đính kèm file giấy phép kinh doanh có điều kiện… Cơ quan quản lý sẽ yêu cầu rất rõ.
Thứ 3 là lỗi về hoạt động trong lĩnh vực chuyên ngành. Ví dụ ngành dược thì bạn phải biết phân loại danh mục thuốc kê đơn, hoặc không kê đơn. Đối tượng nào được tiếp cận thông tin với thuốc kê đơn. Ngành bia rượu thì độ tuổi bao nhiêu được mua rượu bia? Làm cách nào để xác định được độ tuổi? Rồi mua bán rượu bia trên mạng phải là tiền mặt hay chuyển khoản. Đó là những quy định trong luật chuyên ngành đã quy định. Tuy nhiên, bạn không cập nhật những thông tin này thì bạn chắc chắn sẽ bị BCT đề nghị chỉnh sửa hồ sơ thông báo website.
Làm gì khi bị cơ quan quản lý đề nghị chỉnh sửa hồ sơ?
Trên kia là những lỗi cơ bản nhất, bạn cần phải tìm hiểu kĩ người ta yêu cầu những gì? Thứ nhất nếu cơ bản nhất, bạn cần đọc toàn bộ lại Nghị định 52/2013/NĐ-CP, 85/2021/NĐ-CP, Thông tư số 47/2014/TT-BCT. Đây là 3 văn bản cơ bản nhất để hiểu được các quy định và vận dụng chúng vào chính sách của website mình. Bạn có viết hay đến đâu nhưng có chứa các quy định đã đc quy định trong các văn bản thì cũng chẳng ích gì. Đọc xong 3 văn bản đó thì bạn sẽ áp dụng tốt vào website của mình thôi
Thứ 2 là đi tìm những website đối thủ đã đăng ký thành công với bộ công thương. Bạn hack cơ học những chính sách của họ về website của mình. Cách này mình không đánh giá cao lắm bởi vì cũng khá lõm chõm. Có website làm tốt, có website làm dở? Mình lấy nguyên của họ thì có thể bị thiếu do website của họ khá đơn giản. Còn website của mình lại phức tạp hơn. Dẫn đến, website của họ được duyệt nhưng sang website của mình thì lại không.
Thứ 3, tìm những người chuyên làm về lĩnh vực này để xử lý cho. Nhược điểm của giải pháp này là mất chi phí cho người ta. Ưu điểm là làm rất nhanh, chính xác, đầy đủ, mình không phải mất công, mất thời gian tìm hiểu quy định.
Hướng dẫn cụ thể cách sửa hồ sơ thông báo website bị yêu cầu chỉnh sửa
Có rất nhiều nội dung được yêu cầu chỉnh sửa, nhưng website này đang bị yêu cầu sửa một số nội dung sau:
Thông tin về chủ sở hữu website (Chi tiết: Điều 29)
– Tên đơn vị/cá nhân, địa chỉ trụ sở của đơn vị (địa chỉ thường trú của cá nhân), số điện thoại/fax/email…
– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Quyết định thành lập/Mã số thuế cá nhân số….ngày cấp….. nơi cấp.
Giải pháp: Khi bạn bị yêu cầu chỉnh sửa thông tin này thì bạn cần phải chi tiết ra như sau: Công ty…….; Địa chỉ:…….; Số điện thoại liên hệ….; email liên hệ…..; Số đăng ký kinh doanh: 12345678 cấp ngày nào tháng nào năm nào, tại đâu? Tất cả thông tin này bạn phải đưa vào chân trang website
Thông tin về điều kiện giao dịch chung (Chi tiết: Điều 32)
a) Các điều kiện hoặc hạn chế trong việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, như giới hạn về thời gian hay phạm vi địa lý, nếu có;
b) Chính sách hoàn trả, bao gồm thời hạn hoàn trả, phương thức trả hoặc đổi hàng đã mua, cách thức lấy lại tiền, chi phí cho việc hoàn trả này;
c) Chính sách bảo hành sản phẩm, nếu có;
d) Các tiêu chuẩn dịch vụ, quy trình cung cấp dịch vụ, biểu phí và các điều khoản khác liên quan đến việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả những điều kiện và hạn chế nếu có;
đ) Nghĩa vụ của người bán và nghĩa vụ của khách hàng trong mỗi giao dịch.
Lưu ý: Để thuận tiện cho người mua, người sử dụng dịch vụ, quý vị có thể đưa các chính sách như Bảo hành, Đổi trả hàng và hoàn tiền ra,v.v… trang chủ ở các mục riêng.
Giải pháp: Bạn phải có chính sách vận chuyển hàng hóa: bạn ở hà nội, bạn có bán sản phẩm cho người ở TP.HCM không. Phạm vi địa lý bạn phải quy định rõ ràng. Ngoài ra thì bạn phải thiết lập chính sách bảo hành, ví dụ như điều kiện bảo hành là gì? Có đổi trả không? Có hoàn tiền hay không. Đây là những thông tin cần thiết mà bạn phải quy định trên website của mình. Lưu ý là bạn đưa ra trang chủ nhé, đừng cho vào một góc, không ai tìm được là cơ quan quản lý cho tạch đó.
Thông tin về vận chuyển và giao nhận (Chi tiết: Điều 33)
a) Các phương thức giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ;
b) Thời hạn ước tính cho việc giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, có tính đến yếu tố khoảng cách địa lý và phương thức giao hàng;
c) Các giới hạn về mặt địa lý cho việc giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, nếu có.
Lưu ý: Trường hợp phát sinh chậm trễ trong việc giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, thương nhân, tổ chức, cá nhân phải có thông tin kịp thời cho khách hàng và tạo cơ hội để khách hàng có thể hủy hợp đồng nếu muốn.
Giải pháp: Đây là yêu cầu trong chính sách vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Bạn cần quy định rõ phương thức giao hàng là tự vận chuyển hay thuê đơn vị thứ 3 vận chuyển? thời gian giao hàng bao lâu thì hàng đến người dùng? có thu tiền phí ship không? trường hợp nào sẽ giao hàng chậm…Những thông tin này, bạn cần nêu rõ trong chính sách vận chuyển và giao nhận.
Thông tin về các phương thức thanh toán (Chi tiết: Điều 34)
– Quý vị phải công bố toàn bộ các phương thức thanh toán áp dụng cho hàng hóa hoặc dịch vụ giới thiệu trên website, kèm theo giải thích rõ ràng, chính xác để khách hàng có thể hiểu và lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp.
Lưu ý: Nếu website thương mại điện tử có chức năng thanh toán trực tuyến, thương nhân, tổ chức, cá nhân phải thiết lập cơ chế để khách hàng sử dụng chức năng này được rà soát và xác nhận thông tin chi tiết về từng giao dịch thanh toán trước khi thực hiện việc thanh toán.
Giải pháp: Thường bạn hay giấu thông tin về phương thức thanh toán. Nhưng theo quy định thì bạn phải publich thông tin phương thức thanh toán. Phương thức thanh toán có thể là thanh toán tại chỗ, thanh toán COD, thanh toán chuyển khoản, thanh toán qua ví điện tử…Các thông tin này cần minh bạch rõ trụ sở thanh toán, số tài khoản ngân hàng, chi nhánh ngân hàng. Có một hiều chú ý là những website mà có cho khách đặt hàng trực tuyến hoặc thanh toán trực tuyến thì phải có một cơ chế gì đó để khách hàng xác nhận đồng ý với các chính sách của website trước khi thanh toán.
Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của người tiêu dùng (Điều 68 đến Điều 73), bao gồm:
a) Mục đích thu thập thông tin cá nhân;
b) Phạm vi sử dụng thông tin;
c) Thời gian lưu trữ thông tin;
d) Những người hoặc tổ chức có thể được tiếp cận với thông tin đó;
đ) Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin, bao gồm cách thức liên lạc để người tiêu dùng có thể hỏi về hoạt động thu thập, xử lý thông tin liên quan đến cá nhân mình;
e) Phương thức và công cụ để người tiêu dùng tiếp cận và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình trên hệ thống thương mại điện tử của đơn vị thu thập thông tin.Lưu ý:
=> Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của người tiêu dùng liên quan đến việc thông tin cá nhân bị sử dụng sai mục đích hoặc phạm vi đã thông báo.
=> Chính sách này phải được hiển thị rõ ràng cho người tiêu dùng trước hoặc tại thời điểm thu thập thông tin.==> Sau khi bổ sung thông tin trên website hoặc Hồ sơ của Quý vị theo yêu cầu, đề nghị Quý vị đăng nhập vào Online.gov.vn sửa hồ sơ và “Gửi” lại cho chúng tôi xét duyệt.
Giải pháp: Lỗi này thường gặp nhất. Website bạn bắt buộc phải có chính sách này. Cơ quan quản lý muốn siết chặt nạn buôn bán thông tin, hack tài khoản ngân hàng của khách hàng. Vì vậy, website của bạn phải nêu đầy đủ chính sách về lưu giữ thông tin. Thường các thông tin như tên, địa chỉ, email, số điện thoại… sẽ được bạn thu thập trong quá trình khách hàng thanh toán. Bạn cần phải quy định rõ phạm vi sử dụng thông tin để làm gì? gửi cho đơn vị thứ 3 vận chuyển không? Địa chỉ nơi bạn thu thập thông tin? Những đối tượng nào được quyền tiếp cận? Phương thức để người dùng có thể hủy thông tin đã đăng ký.
Trên đây chỉ là một trường hợp cụ thể đối với 1 website bị yêu cầu chỉnh sửa những thông tin này. Còn rất nhiều các yêu cầu chỉnh sửa khác mà mình không thể nêu hết ở đây được. Trong các bài viết khác, mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm xử lý các vấn đề phổ biến và khó xử lý nhất để các bạn làm theo. Nhiều năm kinh nghiệm nên cũng giúp mình tích lũy được vốn kiến thức kha khá để có thể xử lý mọi vấn đề xảy ra. Nếu bạn có thắc mắc gì, hãy liên hệ với mình để được tư vấn, giải đáp.
Xem thêm: Làm gì khi Bộ Công Thương chuyển đổi hệ thống quản lý hoạt động TMĐT