Thực hiện thủ tục thông báo website không có nghĩa là cứ có một website bán hàng, kê khai đầy đủ thông tin và gửi hồ sơ thì sẽ được xác nhận. Trước khi xem xét các nội dung chi tiết, cơ quan có thẩm quyền còn phải xác định website có đúng đối tượng thực hiện thủ tục thông báo hay không, có chức năng đặt hàng trực tuyến hay không, hoạt động thực tế có phù hợp với nội dung khai báo và quy định pháp luật hay không.
Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý sau khi Luật Thương mại điện tử năm 2025 và Nghị định số 248/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Việc phân loại nền tảng và thủ tục tương ứng cần được thực hiện theo quy định mới, thay vì áp dụng máy móc cách hiểu trước đây.
Có những lỗi doanh nghiệp chỉ cần sửa đổi, bổ sung hồ sơ là có thể tiếp tục xử lý. Nhưng cũng có những trường hợp mang tính căn bản khiến hồ sơ thông báo không đủ điều kiện để được xác nhận.
Dưới đây là 9 lý phổ biến khiến hồ sơ thông báo website dễ bị từ chối khi thực hiện thủ tục:
1. Nhầm thủ tục thông báo với thủ tục đăng ký
Đây là vấn đề đầu tiên cần kiểm tra.
Trong ngôn ngữ làm việc thông thường, nhiều người sử dụng chung cụm từ “đăng ký website với Bộ Công Thương”. Tuy nhiên, theo pháp luật thương mại điện tử, thông báo và đăng ký là hai thủ tục khác nhau.
Nếu nền tảng thực tế thuộc đối tượng phải đăng ký nhưng chủ quản lại lựa chọn thủ tục thông báo thì hồ sơ thông báo không thể được xác nhận chỉ bằng cách bổ sung thêm một vài tài liệu.
Ví dụ, website được khai báo là nền tảng kinh doanh trực tiếp nhưng hoạt động thực tế lại có mô hình trung gian, cho phép các chủ thể khác tham gia bán hàng trên nền tảng. Khi đó cần xác định lại đúng loại hình nền tảng và thủ tục tương ứng.
Một trường hợp đặc biệt dễ nhầm theo quy định mới là nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến thuộc trường hợp phải đăng ký theo khoản 6 Điều 27 Luật Thương mại điện tử năm 2025. Thẩm quyền xác nhận đăng ký đối với trường hợp này được quy định tại khoản 5 Điều 33 Nghị định 248/2026/NĐ-CP.
Do đó, trước khi bấm nút gửi hồ sơ, câu hỏi đầu tiên không nên là:
“Tôi cần chuẩn bị những tài liệu gì?”
Mà phải là:
“Website của tôi thuộc thủ tục thông báo hay đăng ký?”
Xác định sai thủ tục ngay từ đầu thì việc hoàn thiện các nội dung phía sau sẽ không giải quyết được vấn đề.
2. Website không có chức năng đặt hàng trực tuyến
Đây là một lý do rất phổ biến, thường gặp. Nguyên nhân có thể các bạn chưa tìm hiểu kỹ.
Thủ tục thông báo đang đề cập trong bài viết này là thủ tục đối với nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến.
Do đó, việc website thực sự có chức năng đặt hàng trực tuyến là yếu tố cần được kiểm tra.
Một website chỉ:
- Giới thiệu doanh nghiệp;
- Giới thiệu sản phẩm;
- Đăng bảng giá;
- Cung cấp số điện thoại;
- Để khách hàng liên hệ qua zalo;
- Yêu cầu khách gọi điện để đặt hàng;
- Hoặc chỉ dẫn khách đến cửa hàng;
- Không nên mặc nhiên được coi là có chức năng đặt hàng trực tuyến.
Cần xem xét toàn bộ cơ chế giao dịch trên website để xác định người sử dụng có thực sự có thể thực hiện việc đặt hàng trực tuyến theo mô hình mà chủ quản khai báo hay không.
Nếu doanh nghiệp lựa chọn thủ tục thông báo dành cho nền tảng kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến, nhưng khi cơ quan xử lý truy cập website lại không tìm thấy chức năng này, đây là vấn đề mang tính đối tượng của thủ tục, chứ không đơn thuần là thiếu một file tài liệu.
3. Website không hoạt động tại thời điểm xét duyệt
Một lỗi tưởng rất đơn giản nhưng có thể khiến việc xác nhận không thể thực hiện là website không truy cập được tại thời điểm cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Ví dụ:
- Website đang bảo trì;
- Tên miền hết hạn;
- Hosting bị tạm ngừng;
- Website báo lỗi 403/404/500;
- Chứng chỉ SSL gặp lỗi nghiêm trọng;
- Website yêu cầu tài khoản đặc biệt mới có thể truy cập toàn bộ nội dung cần kiểm tra;
- Hoặc website vẫn chỉ hiển thị trang “Coming Soon”.
Trong những trường hợp này, cơ quan xử lý không có đủ cơ sở để đối chiếu giữa nội dung chủ quản đã khai báo với hoạt động thực tế trên website.
Vì vậy doanh nghiệp không nên nghĩ rằng chỉ cần hồ sơ trên Hệ thống đã đầy đủ thì website có thể tạm thời đóng lại.
Trước và trong thời gian hồ sơ đang được xem xét, hãy bảo đảm:
- Tên miền hoạt động → website truy cập bình thường → sản phẩm/dịch vụ hiển thị → chức năng đặt hàng hoạt động → các nội dung cần công khai có thể truy cập.
- Đặc biệt không nên đưa website vào chế độ bảo trì ngay sau khi gửi hồ sơ.
4. Khai báo không đúng tên miền thực hiện thủ tục thông báo
Tên miền là một trong những thông tin quan trọng để xác định chính xác nền tảng đang được đề nghị xác nhận.
Ví dụ doanh nghiệp thực tế kinh doanh tại: Abc.vn
Nhưng lại khai báo: Abc.com.vn
Hoặc hoạt động thương mại điện tử thực tế diễn ra tại một tên miền/subdomain khác với địa chỉ được kê khai.
Khi đó, cơ quan xử lý truy cập vào tên miền trong hồ sơ có thể không tìm thấy website cần kiểm tra hoặc nội dung hiển thị không tương ứng với thông tin doanh nghiệp đã kê khai.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý trường hợp sử dụng nhiều tên miền cùng trỏ về một website. Không nên tự suy luận rằng chỉ cần các tên miền cùng dẫn tới một giao diện thì có thể tùy ý sử dụng tên miền nào trong hồ sơ.
Trước khi gửi, hãy kiểm tra rất đơn giản:
Tên miền kê khai trên Hệ thống = tên miền chính của nền tảng đề nghị thông báo và là tên miền sẽ hiển thị ở thanh url website. Còn tên miền phụ (tên miền trỏ) về thì mình khai báo ở mục tên miền phụ.
Đặc biệt cần kiểm tra kỹ lỗi chính tả, .vn, .com, .com.vn, tên miền phụ và các biến thể khác.
5. Website kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp pháp luật cấm
Một website có đầy đủ chức năng đặt hàng trực tuyến vẫn không thể chỉ vì vậy mà đương nhiên đủ điều kiện để được xác nhận.
Chủ quản phải chịu trách nhiệm đối với hàng hóa, dịch vụ được kinh doanh trên nền tảng.
Nếu website đang công khai chào bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp pháp luật cấm kinh doanh như cờ bạc, chất cấm…vấn đề không còn nằm ở việc hồ sơ thiếu một chính sách hay một tài liệu.
Doanh nghiệp nên kiểm tra không chỉ menu sản phẩm chính mà toàn bộ website, bao gồm:
- Danh mục sản phẩm;
- Sản phẩm đang hiển thị;
- Sản phẩm cũ;
- Đường dẫn sản phẩm vẫn còn truy cập được;
- Banner quảng cáo;
- Landing page;
- Bài viết có gắn nút đặt hàng.
Đối với website sử dụng dữ liệu sản phẩm được nhập từ trước hoặc đồng bộ từ hệ thống khác, việc rà soát này càng quan trọng.
6. Website bán hàng hóa được phép kinh doanh nhưng không được phép bán trực tuyến theo cách đang triển khai
Trường hợp này dễ nhầm với hàng hóa cấm.
Một hàng hóa không bị cấm kinh doanh nói chung không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được phép đưa hàng hóa đó lên website và cho khách hàng đặt mua trực tuyến theo bất kỳ cách nào.
Điển hình là những hàng hóa chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành.
Ví dụ với thuốc kê đơn, núm ty, sữa công thức dưới 24 tháng tuổi cho trẻ, thuốc lá, xì gà…. doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra mình có đủ điều kiện kinh doanh dược hay không mà còn phải kiểm tra quy định chuyên ngành đối với việc bán, cung cấp và giao dịch thuốc bằng phương thức điện tử. Hoặc Luật quảng cáo có cho phép đăng bán sản phẩm trên website không?
Có thể sử dụng một nguyên tắc kiểm tra rất dễ nhớ:
Được kinh doanh?
↓
Được kinh doanh trên môi trường mạng?
↓
Được đặt hàng trực tuyến?
↓
Có phải đáp ứng điều kiện chuyên ngành nào khác?
Chỉ vì một doanh nghiệp được kinh doanh một loại hàng hóa tại cửa hàng vật lý không có nghĩa là có thể sao chép nguyên mô hình đó lên website.
7. Website sử dụng tài sản số làm phương tiện thanh toán
Đây là một trường hợp đặc biệt nên kiểm tra kỹ khi thực hiện thủ tục.
Một vài website sử dụng mã nguồn, plugin hoặc giải pháp thanh toán quốc tế có sẵn chức năng thanh toán bằng cryptocurrency, token hoặc các loại tài sản số khác. Người thiết kế website đôi khi bật sẵn tính năng này mà chủ doanh nghiệp không chú ý.
Trong khi đó, phương thức thanh toán thể hiện trên website phải phù hợp với quy định pháp luật Việt Nam.
Doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời: Trang chính sách thanh toán và Phương thức thanh toán thực tế tại bước checkout.
Không nên để xảy ra tình trạng chính sách ghi: Chuyển khoản ngân hàng, thẻ hoặc cổng thanh toán;
Nhưng khi khách hàng checkout lại xuất hiện thêm lựa chọn: Bitcoin, USDT hoặc các tài sản số khác được sử dụng như phương tiện thanh toán.
Đặc biệt, việc một plugin quốc tế hỗ trợ một phương thức thanh toán không đồng nghĩa phương thức đó được pháp luật Việt Nam cho phép sử dụng.
Vì vậy, đây là một nội dung nên rà soát ngay từ khâu thiết kế website chứ không phải đợi đến lúc gửi hồ sơ.
8. Website chưa được xác nhận nhưng đã tự gắn logo/tích xác nhận của cơ quan quản lý
Đây là lỗi hoàn toàn khác với việc hồ sơ chưa hoàn thiện và đáng để tách thành một mục riêng.
Một số website chưa hoàn thành thủ tục và chưa được cơ quan có thẩm quyền xác nhận nhưng đã tự đưa lên website hình ảnh thường được người dùng gọi là: “tích xanh”; “tích đỏ”; Logo “Đã thông báo”; Logo “Đã đăng ký”.
Thậm chí có trường hợp sao chép hình ảnh xác nhận từ website khác rồi đặt vào footer để tạo cảm giác website đã hoàn thành thủ tục. Cách làm này tuyệt đối không nên thực hiện.
Logo hoặc dấu hiệu thể hiện trạng thái thông báo/đăng ký phải tương ứng với kết quả xác nhận thực tế của nền tảng. Không nên sử dụng hình ảnh khiến người tiêu dùng hiểu rằng website đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận trong khi thủ tục chưa hoàn thành.
Đặc biệt, doanh nghiệp không nên nghĩ:
“Gắn trước, khi nào được duyệt thì thay link sau.” Trình tự đúng phải là: Thực hiện thủ tục → được xác nhận → sử dụng dấu hiệu/trạng thái xác nhận theo đúng cơ chế của Hệ thống. Không phải ngược lại.
9. Website có nội dung hoặc mô hình hoạt động thực tế khác bản chất nền tảng đã khai báo
Đây là nhóm cuối cùng nhưng rất quan trọng.
Cơ quan xử lý không chỉ nhìn vào tên mà doanh nghiệp tự đặt cho website.
Ví dụ doanh nghiệp khai: Nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp
Nhưng khi truy cập thực tế lại thấy:
- Có nhiều người bán;
- Người bán có tài khoản riêng;
- Người bán tự đăng sản phẩm;
- Người mua đặt hàng với từng người bán;
- Nền tảng thu phí hoặc hỗ trợ giao dịch giữa các bên.
Khi đó cần xem xét bản chất hoạt động thực tế thay vì chỉ dựa vào tên gọi mà chủ quản lựa chọn.
Tương tự, một website tự gọi mình là “website giới thiệu sản phẩm” nhưng lại có đầy đủ giỏ hàng, checkout, lựa chọn thanh toán và xác nhận đơn hàng thì cũng phải được đánh giá dựa trên chức năng thực tế.
Nguyên tắc cần nhớ là:
- Không phải doanh nghiệp gọi website là gì quyết định thủ tục.
- Mô hình và chức năng thực tế của nền tảng mới là cơ sở quan trọng để xác định nghĩa vụ.
Phân biệt “bị từ chối” và “yêu cầu sửa đổi, bổ sung”
Đây là điểm mình nghĩ doanh nghiệp rất nên phân biệt.
Không phải mọi phản hồi của cơ quan xử lý đều có cùng tính chất.
Nếu hồ sơ thiếu một nội dung, thông tin chưa chính xác hoặc tài liệu cần hoàn thiện, doanh nghiệp có thể nhận được yêu cầu sửa đổi, bổ sung và tiếp tục hoàn thiện theo quy trình.
Nhưng những vấn đề như:
| Vấn đề | Tính chất cần xử lý |
| Chọn nhầm thông báo thay vì đăng ký | Phải xác định lại thủ tục |
| Website không có chức năng đặt hàng trực tuyến | Phải xem lại đối tượng thực hiện thủ tục hoặc tiếp tục bổ sung chức năng đặt hàng trực tuyến |
| Website không hoạt động | Không đủ điều kiện thực tế để kiểm tra |
| Sai tên miền | Không xác định đúng nền tảng cần xác nhận |
| Kinh doanh hàng hóa/dịch vụ bị cấm | Vấn đề về hoạt động kinh doanh |
| Bán trực tuyến hàng hóa không được phép theo phương thức đó | Vấn đề pháp luật chuyên ngành |
| Thanh toán bằng tài sản số không phù hợp quy định | Vấn đề về phương thức thanh toán |
| Tự gắn dấu hiệu đã thông báo/đăng ký khi chưa được xác nhận | Phải gỡ bỏ và chấn chỉnh |
| Mô hình thực tế khác mô hình khai báo | Phải xác định lại loại nền tảng/thủ tục |
Những trường hợp này không nên xử lý theo tư duy đơn giản là “thiếu gì thì tải thêm file đó”.
9 câu hỏi nên tự kiểm tra trước khi gửi hồ sơ
Thay vì đợi hồ sơ bị từ chối rồi mới tìm nguyên nhân, doanh nghiệp có thể dành vài phút kiểm tra:
- 1. Website của mình thực sự thuộc thủ tục thông báo, hay phải đăng ký?
- 2. Website có chức năng đặt hàng trực tuyến hoạt động thực tế không?
- 3. Website hiện có truy cập bình thường không?
- 4. Tên miền kê khai có chính xác là tên miền cần thông báo không?
- 5. Có sản phẩm hoặc dịch vụ nào thuộc trường hợp cấm kinh doanh không?
- 6. Có hàng hóa chịu quy định chuyên ngành và bị hạn chế khi kinh doanh trực tuyến không?
- 7. Checkout có phương thức thanh toán nào không phù hợp, đặc biệt việc sử dụng tài sản số làm phương tiện thanh toán không?
- 8. Website đã tự gắn logo, “tích xanh”, “tích đỏ” hoặc dấu hiệu thể hiện đã được xác nhận khi thực tế chưa được xác nhận không?
- 9. Mô hình hoạt động thực tế của website có đúng với loại nền tảng đã lựa chọn trong hồ sơ không?
Nếu có một câu trả lời khiến doanh nghiệp chưa chắc chắn, nên kiểm tra lại trước khi gửi hồ sơ.
Hồ sơ bị từ chối thì nên làm gì?
Điều quan trọng nhất là không gửi lại ngay hồ sơ cũ.
- Trước hết cần đọc lý do từ chối và xác định vấn đề nằm ở đâu.
- Nếu nhầm loại thủ tục, cần xác định lại thủ tục đúng.
- Nếu website không có chức năng đặt hàng trực tuyến, cần xem lại website có thực sự thuộc đối tượng của thủ tục đang thực hiện hay không. Nếu cần thì bổ sung tính năng đặt hàng trực tuyến cho website của mình để đáp ứng điều kiện.
- Nếu website không hoạt động, cần khôi phục hoạt động và kiểm tra lại toàn bộ trước khi thực hiện tiếp.
- Nếu hàng hóa, dịch vụ hoặc phương thức thanh toán có vấn đề pháp lý, cần xử lý vấn đề đó trước, chứ không đơn thuần sửa nội dung hồ sơ.
- Nếu đã tự gắn dấu hiệu xác nhận, cần gỡ bỏ dấu hiệu không phù hợp.
- Nếu bán các mặt hàng cấm hoặc hạn chế thì nhanh chóng gỡ bỏ.
- Và nếu mô hình thực tế khác với mô hình khai báo, cần quay lại bước đầu tiên: xác định chính xác loại nền tảng.
Kết luận
Có những lỗi không thể giải quyết bằng cách “bổ sung hồ sơ”
Khi thực hiện thủ tục thông báo website, nhiều doanh nghiệp tập trung quá nhiều vào việc chuẩn bị tài liệu nhưng lại bỏ qua câu hỏi quan trọng hơn: Website này có đúng đối tượng để được xác nhận thông báo hay không?
Một bộ tài liệu được chuẩn bị rất đẹp cũng không giải quyết được việc chọn sai thủ tục, website không có chức năng đặt hàng trực tuyến, website không hoạt động, sai tên miền, kinh doanh hàng hóa không phù hợp, sử dụng phương thức thanh toán không được phép hoặc mô hình thực tế khác với nội dung khai báo.
Do đó, thứ tự rà soát hợp lý nên là:
Đúng mô hình → Đúng thủ tục → Website đang hoạt động → Có chức năng đặt hàng trực tuyến → Đúng tên miền → Hàng hóa/dịch vụ phù hợp → Phương thức thanh toán phù hợp → Không sử dụng dấu hiệu xác nhận khi chưa được xác nhận → Sau cùng mới kiểm tra hồ sơ, chính sách và tài liệu.
Đây cũng chính là sự khác nhau giữa “làm cho đủ một bộ hồ sơ” và “chuẩn bị một website đủ điều kiện để thực hiện thủ tục”.
Trên đây là 9 lý do phổ biến khiến hồ sơ thông báo website với Bộ Công Thương bị từ chối mà mình đúc rút được trong quá trình hỗ trợ. Ngoài ra vẫn còn một vài lý do nữa như quá hạn 60 ngày bổ sung hồ sơ thì cũng bị từ chối, bán hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng, hàng hóa khuyết tật…. Mình sẽ tiếp tục cập nhật vào các bài viết tiếp theo.
Hi vọng, một phần nào đó sẽ hỗ trợ bạn lưu ý trước khi gửi hồ sơ và cũng như giúp bạn không hoang mang, biết cách xử lý khi gặp tình huống từ chối hồ sơ. Chúc các bạn thành công.