Hướng dẫn ký số hồ sơ thông báo và đăng ký website với Bộ Công Thương năm 2026

Khi thực hiện hồ sơ trên Online.gov.vn, một trong những nội dung nhiều doanh nghiệp dễ nhầm nhất là ký số tài liệu. Hồ sơ thông báo có phải ký số không? Hồ sơ đăng ký phải ký những tài liệu nào? Tại sao đã ký số rồi nhưng hệ thống vẫn báo lỗi? File Word có dùng được không?

Từ kinh nghiệm thực tế khi trực tiếp thực hiện hồ sơ trên Online.gov.vn, có một nguyên tắc rất dễ nhớ:

• Hồ sơ Thông báo: các tài liệu upload không yêu cầu ký số.
• Hồ sơ Đăng ký: các tài liệu PDF upload phải được ký số.

Chỉ cần phân biệt đúng hai trường hợp này ngay từ đầu, bạn sẽ tránh được khá nhiều lỗi khi chuẩn bị và nộp hồ sơ.

1. Trước hết, cần phân biệt Thông báo và Đăng ký

Theo quy định mới về thương mại điện tử áp dụng từ ngày 01/7/2026, thủ tục Thông báo và Đăng ký được áp dụng đối với các loại nền tảng khác nhau:

• Đối với nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến, chủ quản thực hiện thủ tục Thông báo.
• Đối với nền tảng thương mại điện tử trung gian và các trường hợp thuộc diện đăng ký theo quy định, chủ quản thực hiện thủ tục Đăng ký.

Nghị định số 248/2026/NĐ-CP cũng quy định hệ thống biểu mẫu riêng cho từng thủ tục. Vì vậy, đừng thấy đều thực hiện trên Online.gov.vn mà cho rằng cách chuẩn bị tài liệu và ký số của hai hồ sơ giống nhau.

2. Hồ sơ Thông báo có phải ký số tài liệu không?

Không.

Đây là điểm cần lưu ý vì khá nhiều người có tâm lý cho rằng đã nộp hồ sơ điện tử thì mọi tài liệu PDF đều phải ký số.

Đối với hồ sơ Thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến, trên giao diện hiện nay doanh nghiệp có thể phải upload các tài liệu như chính sách bảo mật; phương thức tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại; chính sách giá; chính sách thanh toán; các điều kiện hoặc hạn chế trong việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ; chính sách giao hàng, đổi trả, hoàn tiền hoặc phương thức cung cấp, chấm dứt dịch vụ và hoàn tiền; hình thức hỗ trợ trực tuyến và các tài liệu liên quan.

Các tài liệu này không yêu cầu ký số trước khi upload.

Do đó, nếu bạn đang làm hồ sơ Thông báo, quy trình có thể hiểu đơn giản: Hoàn thiện tài liệu → xuất PDF → kiểm tra file → upload lên Online.gov.vn.

Không cần ký số từng file chính sách trước khi tải lên.

3. Hồ sơ Đăng ký thì khác: tài liệu PDF phải ký số

Đối với hồ sơ Đăng ký, yêu cầu về tài liệu chặt chẽ hơn.

Trong quá trình trực tiếp thực hiện hồ sơ đăng ký trên Online.gov.vn, nếu đưa một file PDF chưa ký số lên hệ thống, tôi gặp thông báo: [100103] File PDF yêu cầu phải có chữ ký số nhưng chưa được ký.

Như vậy, nếu bạn đang làm hồ sơ Đăng ký, không nên chuẩn bị các file PDF rồi upload luôn như đối với hồ sơ Thông báo.

Quy trình nên là: Hoàn thiện tài liệu → xuất PDF → kiểm tra → Ký số → upload lên Online.gov.vn.

Khi file được hệ thống nhận diện chữ ký số thành công, bên cạnh tài liệu sẽ xuất hiện trạng thái: Đã ký số.

Đây là dấu hiệu rất hữu ích để bạn tự kiểm tra tài liệu mình vừa tải lên.

4. Hồ sơ Đăng ký gồm những tài liệu nào?

Tùy loại nền tảng và trường hợp cụ thể, thành phần hồ sơ sẽ được xác định theo Nghị định 248/2026/NĐ-CP.

Chẳng hạn, đối với hồ sơ đăng ký nền tảng thương mại điện tử trung gian, trên giao diện hiện tại có các nhóm tài liệu như:

Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II; Đề án hoạt động thương mại điện tử theo Điều 30 và Mẫu số 05 tại Phụ lục II; giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận hoặc chấp thuận liên quan đến ngành, nghề kinh doanh có điều kiện nếu thuộc trường hợp phải có; Quy chế hoạt động livestream bán hàng nếu nền tảng có hoạt động livestream; mẫu hợp đồng, thỏa thuận giữa người bán với chủ quản nền tảng; cùng các tài liệu khác theo trường hợp cụ thể.

Đối với những tài liệu được upload trong hồ sơ đăng ký trên giao diện hiện tại, bạn nên chuẩn bị thành PDF hoàn chỉnh và ký số trước khi tải lên.

Đặc biệt với Tờ khai Mẫu số 02 và Đề án hoạt động Mẫu số 05, cần sử dụng đúng mẫu hiện hành theo Nghị định 248/2026/NĐ-CP, tránh lấy những biểu mẫu cũ còn lưu trên Internet để sử dụng cho hồ sơ năm 2026.

5. Nên ký số ở bước nào?

Đây là kinh nghiệm rất quan trọng. Đừng ký số quá sớm.

Ví dụ bạn đang xây dựng Đề án hoạt động thương mại điện tử. Hãy hoàn thiện toàn bộ nội dung, kiểm tra hình ảnh, quy trình, thông tin doanh nghiệp, thông tin nền tảng và các phụ lục trước. Check thêm dung lượng không được vượt 15 MB.

Sau đó mới thực hiện: Bản Word hoàn chỉnh → xuất PDF → kiểm tra PDF lần cuối (check thêm dung lượng file không được vượt 15 MB) → ký số → upload. Lý do rất đơn giản: sau khi đã ký số, bạn không nên tiếp tục chỉnh sửa file.

Nếu phát hiện sai sau khi ký, hãy quay lại bản gốc, sửa nội dung, xuất lại PDF và ký số lại file mới.

6. Lỗi [100103]: File PDF chưa được ký số

Đây là lỗi rất dễ nhận biết khi làm hồ sơ Đăng ký.

Hệ thống báo: [100103] File PDF yêu cầu phải có chữ ký số nhưng chưa được ký.

Nếu gặp lỗi này, trước khi nghĩ đến trình duyệt hoặc Online.gov.vn bị lỗi, hãy kiểm tra ngay file mình vừa chọn.

Có hai trường hợp rất thường gặp:

• Trường hợp thứ nhất: Bạn chưa ký số file. Cách xử lý là thực hiện ký số PDF rồi upload lại.
• Trường hợp thứ hai: Bạn đã ký số nhưng lại upload nhầm bản chưa ký. Ví dụ trong máy có: De_an_Mau_05.pdf và De_an_Mau_05_DaKy.pdf. Bạn ký file thứ hai nhưng khi upload lại vô tình chọn file thứ nhất. Hệ thống đương nhiên vẫn xác định đó là PDF chưa ký.

Vì vậy, lỗi [100103] không phải lúc nào cũng có nghĩa bạn chưa thực hiện thao tác ký. Có thể đơn giản là đã ký nhưng chọn nhầm file.

7. Lỗi [100104]: Đã ký số nhưng chữ ký không hợp lệ

Một trường hợp khác còn dễ gây bối rối hơn: Tôi chắc chắn đã ký số rồi, tại sao Online.gov.vn vẫn không nhận?

Khi xử lý hồ sơ thực tế, hệ thống có thể trả về: [100104] File PDF có chữ ký số nhưng không hợp lệ (chứng thư hết hạn / file bị sửa sau khi ký).

Điểm này cho thấy hệ thống không chỉ kiểm tra: File có chữ ký số hay không? mà còn kiểm tra: Chữ ký số đó có hợp lệ hay không?

Nếu gặp [100104], trước tiên cần kiểm tra chứng thư số có còn hiệu lực hay không.

Tiếp theo, kiểm tra xem file có bị chỉnh sửa sau khi ký hay không.

Ví dụ bạn đã ký PDF nhưng sau đó lại ghép thêm trang, xóa trang, sửa nội dung, thay hình ảnh hoặc thực hiện thao tác làm thay đổi tài liệu. Khi đó chữ ký trước đó có thể không còn hợp lệ đối với trạng thái hiện tại của file.

Cách xử lý an toàn là: Sửa bản gốc → xuất lại PDF → kiểm tra → ký số lại → upload file mới.

8. Sau khi ký số tuyệt đối tránh chỉnh sửa tài liệu

Có thể nhớ nguyên tắc:

• Nội dung trước – Chữ ký sau.
• Ký số nên là một trong những công việc cuối cùng trước khi upload.
• Nếu Đề án còn đang sửa, đừng ký.
• Nếu hợp đồng còn thay đổi, đừng ký.
• Nếu Tờ khai còn phải cập nhật thông tin, đừng ký.
• Chỉ khi tài liệu đã được xác định là bản cuối cùng dùng để nộp hồ sơ mới xuất PDF và ký số.
• Điều này vừa tránh phải ký lại nhiều lần, vừa hạn chế lỗi [100104].

9. Làm thế nào biết file đã được Online.gov.vn nhận diện chữ ký?

Sau khi upload tài liệu đã ký số, hãy quan sát ngay thông tin bên cạnh file. Trên giao diện hiện tại, nếu hệ thống nhận diện thành công, tài liệu sẽ xuất hiện trạng thái: Đã ký số

Đây là bước tôi khuyên mọi người nên kiểm tra ngay sau khi upload từng tài liệu. Đừng upload liên tục 5–6 file rồi mới quay lại kiểm tra.

Hãy làm lần lượt: Upload → kiểm tra đúng tên file → kiểm tra trạng thái “Đã ký số” → chuyển sang tài liệu tiếp theo.

Cách làm này chậm hơn một chút nhưng giảm đáng kể nguy cơ upload nhầm tài liệu.

10. Bảng phân biệt nhanh Thông báo và Đăng ký

Nội dung	THÔNG BÁO	ĐĂNG KÝ
Tài liệu upload	Các chính sách, tài liệu theo hồ sơ	Tờ khai, Đề án, giấy phép, hợp đồng, quy chế…
Định dạng trên giao diện hiện tại	PDF	PDF
Giới hạn hiển thị hiện tại	≤15 MB	≤15 MB
File upload có phải ký số?	Không yêu cầu	Có
PDF chưa ký	Không áp dụng yêu cầu ký như hồ sơ đăng ký	Có thể báo [100103]
Chữ ký không hợp lệ	Không áp dụng	Có thể báo [100104]
Trạng thái nhận diện	—	“Đã ký số”

 Nếu chỉ muốn nhớ một điều từ bài viết này thì hãy nhớ chính bảng trên.

11. Checklist trước khi gửi hồ sơ Đăng ký

Trước khi gửi, tôi thường khuyên kiểm tra lại:

Đúng mẫu → đúng nội dung → đúng PDF → không quá 15MB → ký số → không sửa sau khi ký → upload đúng bản → kiểm tra “Đã ký số”.

Đặc biệt với Tờ khai và Đề án, hãy kiểm tra lại xem đang sử dụng đúng Mẫu số 02 và Mẫu số 05 theo Nghị định 248/2026/NĐ-CP hay chưa.

Một tài liệu ký số thành công nhưng sử dụng sai mẫu vẫn có thể khiến hồ sơ phải làm rõ hoặc chỉnh sửa.

12. Kết luận: Đừng ký số theo thói quen, hãy xác định đúng loại hồ sơ

Khi làm thủ tục trên Online.gov.vn năm 2026, không nên áp dụng một công thức ký số cho tất cả hồ sơ.

Đối với Thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến, các tài liệu chính sách upload không yêu cầu ký số.

Đối với Đăng ký, tài liệu PDF upload trên giao diện hiện tại phải được ký số. PDF chưa ký có thể bị hệ thống báo lỗi [100103]; file đã có chữ ký nhưng chữ ký không hợp lệ có thể bị báo [100104]. Khi hệ thống nhận diện thành công, tài liệu hiển thị trạng thái “Đã ký số”.

Và cuối cùng, hãy luôn nhớ: “Đã ký số” không đồng nghĩa “hồ sơ đã hợp lệ”.

Chữ ký số chỉ là một yêu cầu đối với tài liệu. Tờ khai vẫn phải đúng mẫu, Đề án vẫn phải đáp ứng nội dung theo quy định, giấy phép chuyên ngành phải phù hợp và thông tin kê khai phải thống nhất với hoạt động thực tế của nền tảng.

Đó cũng là lý do khi thực hiện hồ sơ, tôi luôn ưu tiên hoàn thiện nội dung trước, ký số sau.

Trên đây là chia sẻ hiểu biết và kinh nghiệm của mình về Hướng dẫn ký số hồ sơ thông báo và đăng ký website với Bộ Công Thương năm 2026. Nếu các bạn còn gặp các trường hợp khác thì cung cấp thêm cho mình tư liệu để mình hướng dẫn hỗ trợ tiếp theo nhé. Cần trao đổi, thảo luận, chia sẻ thì liên hệ mình ngay nhé. Cám ơn các bạn.