Bạn đã xác định đúng website thuộc trường hợp thực hiện thủ tục thông báo, website vẫn hoạt động bình thường, có chức năng đặt hàng trực tuyến, hàng hóa kinh doanh phù hợp… nhưng hồ sơ gửi đi vẫn nhận được yêu cầu làm rõ, sửa đổi hoặc bổ sung thông tin?
Đây là tình huống khá phổ biến.
Khác với trường hợp hồ sơ bị từ chối do lựa chọn sai thủ tục hoặc website có vấn đề mang tính bản chất, nhiều hồ sơ chỉ cần hoàn thiện lại nội dung website, bổ sung thông tin hoặc tài liệu còn thiếu là có thể tiếp tục thực hiện thủ tục.
Dưới đây là những lỗi chủ quản nền tảng nên kiểm tra trước khi gửi hồ sơ thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến.
1. Website chưa có các chính sách theo quy định
Đây là lỗi đầu tiên và cũng là một trong những lỗi dễ gặp nhất.
Website đã có đầy đủ sản phẩm, giá bán, giỏ hàng và chức năng đặt hàng nhưng phần cuối trang chỉ có: Giới thiệu – Liên hệ – Sản phẩm mà chưa xây dựng các chính sách cần thiết cho hoạt động giao dịch trực tuyến.
Nghị định 248/2026/NĐ-CP quy định khá cụ thể các nội dung phải công khai trên nền tảng thương mại điện tử. Chẳng hạn, Điều 5 quy định về chính sách bảo mật; Điều 13 quy định nền tảng có chức năng đặt hàng trực tuyến có hoạt động mua bán hàng hóa phải công khai chính sách giao hàng.
Vì vậy, trước khi gửi hồ sơ, cần kiểm tra website đã xây dựng đầy đủ các chính sách tương ứng với mô hình hoạt động hay chưa.
2. Có chính sách nhưng vẫn thiếu một hoặc một số chính sách
Trường hợp thứ hai khác với trường hợp thứ nhất.
Website đã có chính sách, nhưng chưa đủ.
Ví dụ website đã có: Chính sách bảo mật; Chính sách thanh toán; Chính sách giao hàng nhưng lại thiếu chính sách về đổi trả, hoàn tiền hoặc phương thức tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại.
Lúc này không thể kết luận rằng website đã đáp ứng chỉ vì footer đã có một mục mang tên “Chính sách”.
Cần đối chiếu từng nhóm nội dung mà Nghị định 248 yêu cầu với chính sách thực tế đang công khai trên website.
3. Có tên chính sách nhưng nội dung bên trong không đầy đủ
Đây là lỗi khó nhận biết hơn.
Ví dụ website có hẳn một trang tên là “Chính sách giao hàng”, nhưng nội dung chỉ ghi:
“Công ty giao hàng trên toàn quốc từ 3–5 ngày.”
Như vậy chưa chắc đã đầy đủ.
Điều 13 Nghị định 248 quy định chính sách giao hàng phải có ít nhất các nội dung về phương thức giao hàng, đơn vị vận chuyển/giao hàng; thời hạn ước tính; giới hạn địa lý nếu có; trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ logistics trong cung cấp thông tin đơn hàng; chính sách kiểm hàng nếu có.
Tương tự, chính sách bảo mật không thể chỉ ghi chung chung:
“Chúng tôi cam kết bảo mật thông tin khách hàng.”
Điều 5 Nghị định 248 yêu cầu nhiều nội dung cụ thể hơn như mục đích và phạm vi thu thập, phạm vi sử dụng, thời gian lưu trữ, chủ thể có thể tiếp cận thông tin, biện pháp bảo vệ dữ liệu, phương thức để chủ thể dữ liệu xem/chỉnh sửa hoặc yêu cầu xóa, hạn chế xử lý dữ liệu…
Có chính sách chưa chắc đồng nghĩa chính sách đã đầy đủ.
4. Thiếu thông tin công khai về chủ quản website
Một nhóm lỗi khác không nằm ở chính sách mà nằm ở thông tin nhận diện chủ thể chịu trách nhiệm đối với website.
Điều 4 Nghị định 248 yêu cầu công khai các thông tin nhất định về chủ quản nền tảng, trong đó có tên, địa chỉ trụ sở chính của tổ chức, tên người đại diện theo pháp luật hoặc tên, địa chỉ cư trú của cá nhân; cùng các thông tin đăng ký tương ứng.
Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra các vị trí như:
Footer → Trang liên hệ → Giới thiệu → Điều khoản/chính sách.
Đừng để website bán hàng của Công ty A nhưng khách hàng tìm khắp website vẫn không biết Công ty A là đơn vị nào, địa chỉ ở đâu và chủ thể nào chịu trách nhiệm đối với website.
5. Có thông tin công khai nhưng chưa đầy đủ hoặc không thống nhất
Trường hợp này cũng rất phổ biến.
Ví dụ footer có: CÔNG TY TNHH ABC; Hotline: 09xxxxxxx ; nhưng thiếu các thông tin khác thuộc nội dung phải công khai.
Hoặc:
- Trên website: Công ty TNHH ABC Việt Nam. Trong hồ sơ: Công ty TNHH ABC.
- Trên website: địa chỉ cũ. Trong hồ sơ: địa chỉ mới sau thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
Những thông tin công khai trên website và thông tin khai báo trong hồ sơ cần được kiểm tra để bảo đảm đầy đủ, chính xác và thống nhất.
6. Thiếu thông tin về hàng hóa, dịch vụ
Website không chỉ cần có ảnh sản phẩm và giá.
Thông tin hàng hóa, dịch vụ được đưa lên nền tảng phải đáp ứng các yêu cầu công khai tương ứng và các quy định pháp luật có liên quan.
Một lỗi thường gặp là trang sản phẩm quá sơ sài:
Tên sản phẩm + Ảnh + Giá + Mua ngay nhưng thiếu những thông tin cần thiết để người mua có thể nhận biết, lựa chọn hàng hóa và thiếu thông tin thuộc nội dung bắt buộc theo quy định về nhãn hàng hóa đối với loại hàng hóa tương ứng. Ví dụ tên sản phẩm, mô tả chất liệu, thành phần, hướng dẫn sử dụng, xuất sứ hàng hóa…
Doanh nghiệp vì vậy nên kiểm tra trang chi tiết sản phẩm, chứ không chỉ kiểm tra các trang chính sách.
7. Thiếu tài liệu phải đính kèm theo quy định
Có trường hợp website đã được xây dựng tương đối đầy đủ nhưng hồ sơ điện tử lại thiếu tài liệu.
Điều 24 Nghị định 248 quy định hồ sơ thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến gồm Tờ khai theo Mẫu số 01 và bản chụp giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận/chấp thuận hoặc văn bản tương tự khi kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, trừ trường hợp dữ liệu có thể được khai thác theo cơ chế kết nối, chia sẻ được Nghị định quy định.
Ngoài thành phần hồ sơ pháp lý này, trong quá trình khai báo trên hệ thống, chủ quản cũng cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu/nội dung được yêu cầu tương ứng với thông tin khai báo.
Vì vậy, trước khi gửi hãy kiểm tra:
Website đủ nội dung chưa? → Tờ khai đủ chưa? → Tài liệu đính kèm đủ chưa?
8. Kinh doanh ngành, nghề có điều kiện nhưng thiếu giấy phép hoặc tài liệu tương ứng
Đây là trường hợp cần tách riêng khỏi lỗi thiếu tài liệu thông thường.
Nếu website kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần kiểm tra giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, chấp thuận hoặc tài liệu tương ứng theo quy định. Ví dụ, bạn kinh doanh thực phẩm thì có chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm; Bạn kinh doanh phân bón thì có giấy phép kinh doanh phân bón; Bạn bán rượu thì có giấy phép kinh doanh bán rượu…
Điều 24 Nghị định 248 quy định rõ thành phần này trong hồ sơ thông báo.
Do đó, đừng chỉ nhìn vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và cho rằng như vậy đã đủ.
Cần kiểm tra:
Website đang bán gì? → Ngành nghề đó có điều kiện không? → Pháp luật chuyên ngành yêu cầu giấy tờ gì? → Hồ sơ đã có chưa?
9. Quy trình đặt hàng chưa thể hiện đầy đủ thông tin để khách hàng kiểm tra trước khi giao kết
Đây là lỗi liên quan trực tiếp đến thiết kế chức năng website.
Một website không nên thiết kế theo kiểu:
Thêm vào giỏ → Bấm đặt hàng → Hoàn thành ngay mà không tạo điều kiện thích hợp để người mua kiểm tra lại các thông tin liên quan đến giao dịch trước khi quyết định.
Chủ quản nên rà soát toàn bộ quy trình:
Sản phẩm → Giỏ hàng → Thông tin người mua → Giao hàng → Thanh toán → Kiểm tra đơn → Xác nhận đặt hàng.
Đặc biệt, trang checkout cần được kiểm tra kỹ vì đây là nơi nhiều website sử dụng theme có sẵn và chưa được điều chỉnh đầy đủ theo yêu cầu pháp luật Việt Nam.
10. Chưa có cơ chế để người mua thể hiện sự đồng ý với các nội dung, chính sách trước khi đặt hàng
Đây là lỗi mình nghĩ rất đáng đưa vào bài, bởi nó khác hoàn toàn với lỗi “thiếu chính sách”.
Website có thể đã xây dựng đầy đủ chính sách, nhưng người mua không được tạo cơ chế phù hợp để thể hiện sự đồng ý với các nội dung cần thiết trước khi đặt hàng.
Ví dụ checkout chỉ có:
[ ĐẶT HÀNG ]
Trong khi thiết kế phù hợp hơn có thể có cơ chế để người mua chủ động xác nhận, chẳng hạn:
☐ Tôi đã đọc và đồng ý với các điều khoản, điều kiện giao dịch và chính sách áp dụng.
[ ĐẶT HÀNG ]
Điểm quan trọng ở đây là:
Công khai chính sách và thiết kế cơ chế ghi nhận sự đồng ý của người mua khi pháp luật yêu cầu là hai vấn đề khác nhau.
Có đủ các trang chính sách nhưng quy trình checkout không đáp ứng yêu cầu thì website vẫn cần được hoàn thiện.
11. Chính sách công khai không phù hợp với cách website thực tế đang vận hành
Đây là lỗi cuối cùng nhưng rất dễ xảy ra khi doanh nghiệp sử dụng mẫu chính sách có sẵn.
Ví dụ:
- Chính sách ghi: chỉ thanh toán chuyển khoản.
- Nhưng checkout có: COD + thẻ + chuyển khoản.
Hoặc:
- Chính sách ghi: giao hàng toàn quốc.
- Nhưng checkout chỉ cho phép lựa chọn Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh.
Hay:
- Chính sách ghi: khách hàng được kiểm hàng.
- Nhưng quy trình giao hàng thực tế lại quy định không đồng kiểm.
Nội dung công khai không chỉ cần đủ, mà còn phải phù hợp với cách website thực sự hoạt động.
Checklist nhanh trước khi gửi hồ sơ
| Nội dung kiểm tra | Câu hỏi cần trả lời |
| Chính sách | Đã có đủ các chính sách cần thiết chưa? |
| Nội dung chính sách | Mỗi chính sách đã đủ nội dung bắt buộc chưa? |
| Thông tin chủ quản | Đã công khai đầy đủ chưa? |
| Tính thống nhất | Website và hồ sơ có khớp nhau không? |
| Sản phẩm | Thông tin hàng hóa đã đầy đủ chưa? |
| Tài liệu | Hồ sơ đã đủ tài liệu phải đính kèm chưa? |
| Giấy phép | Hàng hóa/dịch vụ có điều kiện đã có tài liệu tương ứng chưa? |
| Đặt hàng | Khách có được kiểm tra thông tin trước khi đặt không? |
| Đồng ý chính sách | Đã có cơ chế ghi nhận sự đồng ý khi cần thiết chưa? |
| Thực tế vận hành | Chính sách có đúng với checkout và cách bán thực tế không? |
Khi nhận yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì phải làm gì?
Theo quy trình tại Phụ lục I Nghị định 248/2026/NĐ-CP, sau khi nộp hồ sơ, chủ quản có trách nhiệm theo dõi email và tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia để cập nhật trạng thái và thực hiện sửa đổi, bổ sung theo yêu cầu. Trường hợp nhận yêu cầu làm rõ thông tin hồ sơ thông báo, chủ quản thực hiện lại bước khai báo.
Đặc biệt cần lưu ý mốc thời gian:
Trong vòng 60 ngày kể từ thời điểm lần đầu nhận được yêu cầu làm rõ, nếu chủ quản không phản hồi hoặc cung cấp thông tin không đầy đủ, không hợp lệ thì hồ sơ sẽ bị từ chối. Do đó, khi nhận yêu cầu làm rõ, không nên chỉ sửa đúng một lỗi mà cơ quan xử lý vừa chỉ ra rồi gửi lại ngay.
Tốt nhất hãy tranh thủ rà soát một lượt: Thông tin công khai → chính sách → sản phẩm → checkout → tài liệu → giấy phép → thông tin kê khai.
Sửa đầy đủ một lần thường hiệu quả hơn việc gửi đi, nhận yêu cầu, sửa một mục rồi lại tiếp tục nhận yêu cầu ở mục khác. Nếu cần thiết, bạn viết báo cáo giải trình, ký đóng dấu và gửi upload vào mục tài liệu khác.
Kết luận
Có thể tóm gọn các lý do phổ biến khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung vào 4 nhóm lớn:
- Thiếu nội dung công khai → thiếu chính sách, thiếu thông tin chủ quản, thiếu thông tin sản phẩm.
- Có nội dung nhưng chưa đầy đủ → chính sách sơ sài, thông tin công khai thiếu hoặc không thống nhất.
- Thiếu tài liệu hồ sơ → thiếu tài liệu đính kèm, thiếu giấy phép đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
- Website chưa đáp ứng về chức năng → quy trình đặt hàng chưa phù hợp, chưa có cơ chế để người mua kiểm tra và thể hiện sự đồng ý với các nội dung cần thiết trước khi đặt hàng.
Những vấn đề này khác với các trường hợp bị từ chối hồ sơ do sai đối tượng, sai thủ tục hoặc vấn đề mang tính bản chất. Phần lớn là những nội dung doanh nghiệp có thể chủ động rà soát, hoàn thiện trước khi gửi hồ sơ.
Và đây chính là lý do không nên chỉ chuẩn bị hồ sơ để nộp. Cần kiểm tra đồng thời cả hồ sơ và website thực tế.
Trên đây là 11 lý do hồ sơ thông báo website với Bộ Công Thương phải sửa đổi, bổ sung nếu yêu cầu. Còn nhiều trường hợp khác nữa thì các bạn chia sẻ với mình nhé. Hi vọng, thông qua bài viết này sẽ phần nào các bạn sẽ tránh được các lỗi phổ biến. Thực hiện thủ tục lần đầu được luôn. Nếu còn câu hỏi hay thảo luận gì thì liên hệ mình ngay nhé. Cám ơn các bạn.
Xem thêm bài viết: 9 lý do phổ biến khiến hồ sơ thông báo website với Bộ Công Thương bị từ chối