Khi doanh nghiệp nước ngoài vận hành nền tảng thương mại điện tử trung gian, mạng xã hội hoạt động thương mại điện tử hoặc nền tảng thương mại điện tử tích hợp hướng tới người tiêu dùng Việt Nam thì ngoài việc đáp ứng các điều kiện về quản lý, vận hành, doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục đăng ký với Bộ Công Thương theo quy định của Luật Thương mại điện tử năm 2025 và Nghị định số 248/2026/NĐ-CP.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về đối tượng phải đăng ký, điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình thực hiện theo Điều 32, Điều 34 và Mục II Phụ lục I của Nghị định số 248/2026/NĐ-CP.
Nền tảng nào phải đăng ký?
Theo Điều 32 Nghị định số 248/2026/NĐ-CP, các đối tượng sau thuộc diện phải đăng ký với Bộ Công Thương khi có hoạt động thương mại điện tử tại Việt Nam:
- Nền tảng thương mại điện tử trung gian nước ngoài;
- Mạng xã hội hoạt động thương mại điện tử nước ngoài;
- Nền tảng thương mại điện tử tích hợp nước ngoài.
Các nền tảng này phải thực hiện đăng ký khi thuộc một trong các trường hợp:
- Có cơ chế cho phép người dùng lựa chọn tiếng Việt;
- Có sử dụng tên miền quốc gia Việt Nam “.vn”;
- Hoặc đạt từ 100.000 lượt giao dịch với người mua tại Việt Nam trong một năm.
Đối với trường hợp có giao diện tiếng Việt hoặc sử dụng tên miền “.vn”, nền tảng phải được Bộ Công Thương xác nhận đăng ký trước khi vận hành tại Việt Nam.
Đối với trường hợp đạt ngưỡng 100.000 giao dịch, chủ quản nền tảng phải hoàn thành thủ tục đăng ký trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày đạt ngưỡng theo quy định.
Điều kiện để được đăng ký
Ngoài việc thuộc đối tượng phải đăng ký, doanh nghiệp còn phải đáp ứng các điều kiện về quản lý và vận hành theo Điều 34 Nghị định số 248/2026/NĐ-CP.
Điều kiện áp dụng sẽ khác nhau tùy theo mô hình hoạt động của nền tảng.
Đối với nền tảng trung gian hoặc mạng xã hội không có chức năng đặt hàng trực tuyến
Doanh nghiệp phải có:
- Đề án hoạt động thương mại điện tử theo quy định;
- Đại diện theo ủy quyền tại Việt Nam là cá nhân cư trú tại Việt Nam hoặc pháp nhân được thành lập theo pháp luật Việt Nam.
Đối với nền tảng trung gian có chức năng đặt hàng trực tuyến, mạng xã hội có chức năng đặt hàng trực tuyến và nền tảng thương mại điện tử tích hợp
Ngoài các điều kiện chung, doanh nghiệp còn phải:
- Đáp ứng các điều kiện quản lý, vận hành theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 248;
- Thực hiện ký quỹ tối thiểu 20 tỷ đồng Việt Nam tại ngân hàng thương mại hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam và duy trì khoản ký quỹ trong suốt quá trình hoạt động;
- Người chịu trách nhiệm về hoạt động thương mại điện tử của pháp nhân được chỉ định tại Việt Nam phải là cá nhân cư trú tại Việt Nam.
Hồ sơ đăng ký gồm những gì?
So với nền tảng kinh doanh trực tiếp nước ngoài, hồ sơ đăng ký của nền tảng trung gian nước ngoài có nhiều tài liệu hơn do phải chứng minh điều kiện quản lý và vận hành nền tảng.
Theo Điều 35 Nghị định số 248/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:
1. Tờ khai đăng ký
Kê khai Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 248/2026/NĐ-CP.
2. Hồ sơ về hoạt động của nền tảng
Trường hợp 1. Nền tảng trung gian không có chức năng đặt hàng trực tuyến
Hồ sơ sẽ gồm:
- Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02.
- Giấy phép hoặc giấy tờ về ngành nghề kinh doanh có điều kiện (nếu có).
- Đề án hoạt động thương mại điện tử (Mẫu số 05).
- Quy chế hoạt động livestream bán hàng (nếu nền tảng có livestream).
- Mẫu hợp đồng/thỏa thuận với người bán.
- Văn bản ủy quyền cho cá nhân hoặc pháp nhân tại Việt Nam làm đại diện của chủ quản nền tảng nước ngoài.
Trường hợp 2. Nền tảng trung gian có chức năng đặt hàng trực tuyến
Ngoài các tài liệu nêu trên ở trường hợp 1, hồ sơ cần bổ sung thêm:
- Văn bản ủy quyền cho một pháp nhân tại Việt Nam làm đại diện theo quy định.
- Tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện quản lý, vận hành theo khoản 2 Điều 34 Nghị định 248 (ví dụ: tài liệu chứng minh ký quỹ theo quy định; các tài liệu chứng minh đáp ứng điều kiện quản lý, vận hành nếu thuộc trường hợp phải áp dụng).
3. Văn bản ủy quyền tại Việt Nam
Doanh nghiệp phải chuẩn bị văn bản ủy quyền phù hợp với từng loại nền tảng.
- Đối với nền tảng trung gian hoặc mạng xã hội không có chức năng đặt hàng trực tuyến, có thể ủy quyền cho một cá nhân hoặc một pháp nhân tại Việt Nam làm đại diện.
- Đối với nền tảng trung gian có chức năng đặt hàng trực tuyến, mạng xã hội có chức năng đặt hàng trực tuyến và nền tảng thương mại điện tử tích hợp, phải ủy quyền cho một pháp nhân tại Việt Nam.
- Văn bản ủy quyền phải ghi rõ phạm vi ủy quyền và bảo đảm bên được ủy quyền có đủ thẩm quyền thực hiện các trách nhiệm của chủ quản nền tảng theo quy định pháp luật Việt Nam.
4. Tài liệu chứng minh việc ký quỹ
Đối với các trường hợp 2 (nền tảng trung gian có đặt hàng trực tuyến) phải ký quỹ theo Điều 34, doanh nghiệp cần nộp tài liệu chứng minh đã thực hiện ký quỹ tại ngân hàng thương mại hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam.
Quy trình đăng ký được thực hiện như thế nào?
Theo Mục II Phụ lục I Nghị định số 248/2026/NĐ-CP, thủ tục đăng ký được thực hiện hoàn toàn theo hình thức trực tuyến.
Bước 1. Nộp hồ sơ
Chủ quản nền tảng đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia (đăng ký tài khoản tại Cổng dịch công Bộ Công Thương), khai báo thông tin theo mẫu điện tử và tải lên các tài liệu của hồ sơ đăng ký.
Sau khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tài khoản và địa chỉ thư điện tử đã đăng ký để cập nhật trạng thái xử lý hồ sơ.
Bước 2. Nhận kết quả giải quyết
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ phản hồi một trong các kết quả sau:
- Xác nhận đăng ký;
- Yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung hồ sơ;
- Từ chối hồ sơ và nêu rõ lý do.
Nếu hồ sơ cần bổ sung, doanh nghiệp thực hiện cập nhật và nộp lại theo yêu cầu.
Nếu quá 60 ngày kể từ lần đầu nhận yêu cầu làm rõ mà doanh nghiệp không phản hồi hoặc bổ sung không đầy đủ, hồ sơ sẽ tự động chấm dứt theo quy định.
Sau khi được xác nhận đăng ký
Sau khi được Bộ Công Thương xác nhận đăng ký, nền tảng được công khai trên Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử theo quy định và có thể hoạt động tại Việt Nam theo nội dung đã đăng ký.
Trong quá trình hoạt động, nếu thay đổi thông tin đã đăng ký hoặc chấm dứt hoạt động tại Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt đăng ký theo quy định của Nghị định số 248/2026/NĐ-CP.
Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ
Để hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần, doanh nghiệp nên lưu ý:
- Xác định đúng mô hình nền tảng để áp dụng đúng điều kiện tại Điều 34;
- Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu quy định tại Điều 35, đặc biệt là văn bản ủy quyền và hồ sơ về hoạt động của nền tảng;
- Đối với nền tảng có chức năng đặt hàng trực tuyến, cần hoàn thành việc ký quỹ trước khi nộp hồ sơ đăng ký;
- Theo dõi thường xuyên email và tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để kịp thời phản hồi khi cơ quan quản lý yêu cầu làm rõ hồ sơ.
Cần hỗ trợ thực hiện thủ tục đăng ký?
Hồ sơ đăng ký nền tảng thương mại điện tử trung gian nước ngoài không chỉ bao gồm biểu mẫu đăng ký mà còn yêu cầu nhiều tài liệu liên quan đến mô hình hoạt động, cơ chế quản lý, chính sách vận hành và điều kiện pháp lý của nền tảng.
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ, dịch vụ tư vấn có thể hỗ trợ:
- Xác định nền tảng có thuộc diện phải đăng ký hay không;
- Rà soát điều kiện theo Điều 34 Nghị định số 248/2026/NĐ-CP;
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo Điều 35;
- Hỗ trợ kê khai và nộp hồ sơ trực tuyến;
- Theo dõi tiến độ xử lý, giải trình và bổ sung hồ sơ cho đến khi được Bộ Công Thương xác nhận đăng ký.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý và thuận lợi hơn khi triển khai hoạt động thương mại điện tử tại Việt Nam.
Trên đây là những chia sẻ hiểu biết của mình về Hồ sơ, quy trình đăng ký nền tảng thương mại điện tử trung gian nước ngoài tại Việt Nam. Hi vọng, với những kiến thức tổng hợp của mình sẽ giúp ích được cho các nhà đầu tư nước ngoài muốn hoạt động thương mại điện tử tại Việt Nam. Đây cũng là quy định mới, không thể tránh khỏi những hiểu biết chưa đúng, chưa phù hợp. Rất mong muốn được cùng chia sẻ, thảo luận, cũng như đồng hành tư vấn cho doanh nghiệp thực hiện thủ tục này một cách chuẩn chỉnh nhất.
Nếu các bạn thấy hay thì chia sẻ lên các cộng đồng doanh nghiệp nước ngoài để tham khảo. Liên hệ với mình qua số điện thoại, Zalo ở chân trang nhé. Cám ơn các bạn.