Khi thực hiện thủ tục thông báo website thương mại điện tử bán hàng (hay còn gọi là nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến), doanh nghiệp cần công khai Chính sách về thanh toán trên website. Đây là nội dung giúp khách hàng biết website chấp nhận những phương thức thanh toán nào, khi nào giao dịch được coi là thành công, xử lý ra sao nếu thanh toán lỗi hoặc trùng và việc hoàn tiền được thực hiện bằng hình thức nào.
Đối với website cung cấp dịch vụ như du lịch, đặt phòng, vé tham quan hoặc vận chuyển, chính sách thanh toán thường phức tạp hơn website bán hàng thông thường. Lý do là khách hàng có thể phải đặt cọc, thanh toán phần còn lại, chờ xác nhận chỗ, sử dụng voucher hoặc nhận hoàn tiền qua ngân hàng và cổng thanh toán.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ ghi ngắn gọn rằng “khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản”. Chính sách cần phản ánh đúng quy trình thanh toán đang được áp dụng trên website, từ thời điểm khách hàng lựa chọn dịch vụ đến khi doanh nghiệp hoàn tất đối soát, xác nhận booking hoặc hoàn lại tiền.
Chính sách về thanh toán có bắt buộc phải công khai không?
Có.
Điều 10 Nghị định số 248/2026/NĐ-CP quy định nền tảng thương mại điện tử có chức năng đặt hàng trực tuyến phải công khai Chính sách về thanh toán. Chính sách này phải bao gồm ít nhất:
- Phương thức thanh toán áp dụng cho hàng hóa hoặc dịch vụ trên nền tảng, kèm giải thích rõ ràng để khách hàng hiểu và lựa chọn;
- Phương thức hoàn tiền khi đổi trả hàng hóa hoặc chấm dứt dịch vụ;
- Trường hợp có cơ chế tích điểm, hoàn điểm hoặc ưu đãi có giá trị quy đổi, phải công khai cách hình thành, sử dụng, phạm vi, điều kiện, tỷ lệ, giới hạn quy đổi và trách nhiệm của các bên; điểm không được quy đổi để rút tiền mặt.
Nghị định số 248/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 30/6/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Điều 10 Nghị định 248/2026/NĐ-CP quy định những gì?
Điều 10. Chính sách về thanh toán
Chính sách về thanh toán trên nền tảng thương mại điện tử có chức năng đặt hàng trực tuyến bao gồm ít nhất các nội dung sau đây:
1. Phương thức thanh toán áp dụng cho hàng hóa hoặc dịch vụ giới thiệu trên nền tảng, kèm theo giải thích rõ ràng, chính xác để khách hàng có thể hiểu và lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp;
2. Phương thức hoàn tiền trong trường hợp đối trả hàng hóa hoặc chấm dứt dịch vụ;
3. Trường hợp nền tảng thương mại điện tử thiết lập cơ chế tích điểm, hoàn điểm hoặc ưu đãi có giá trị quy đổi, nền tảng phải công khai trong chính sách thanh toán cách thức hình thành và sử dụng điểm, phạm vi áp dụng, điều kiện, tỷ lệ, giới hạn quy đổi và trách nhiệm của các bên; điểm không được quy đổi để rút tiền mặt.
Điều 10 tập trung vào ba nhóm yêu cầu tối thiểu.
- Thứ nhất, website phải công khai các phương thức thanh toán và giải thích đủ rõ để khách hàng hiểu cách thực hiện, điều kiện áp dụng và lựa chọn phương thức phù hợp.
- Thứ hai, website phải nêu rõ phương thức hoàn tiền khi khách hàng đổi trả hàng hóa hoặc chấm dứt dịch vụ.
- Thứ ba, nếu website sử dụng điểm thưởng, điểm hoàn, voucher hoặc ưu đãi có giá trị quy đổi, chính sách phải công khai cơ chế hình thành và sử dụng, đồng thời không được thiết kế theo hướng cho phép rút điểm thành tiền mặt.
Ngoài ba nội dung tối thiểu trên, doanh nghiệp nên bổ sung quy trình xác nhận thanh toán, xử lý giao dịch lỗi, kiểm soát rủi ro, thời gian hoàn tiền và lưu trữ chứng từ để chính sách phù hợp với hoạt động thực tế.
Một mẫu Chính sách về thanh toán nên có những nội dung nào?
Doanh nghiệp có thể tham khảo cấu trúc gồm 09 mục sau.
1. Đồng tiền thanh toán
Chính sách cần xác định rõ đơn vị tiền tệ được sử dụng trên website.
Thông thường nên nêu:
- Đồng tiền thanh toán chính;
- Trường hợp hiển thị thêm ngoại tệ;
- Giá ngoại tệ chỉ mang tính tham khảo hay được chấp nhận để thanh toán;
- Cách xác định số tiền cuối cùng;
- Các khoản phí quy đổi ngoại tệ hoặc phí giao dịch quốc tế do khách hàng chịu.
2. Phương thức thanh toán được chấp nhận
Website cần liệt kê đầy đủ những phương thức khách hàng có thể lựa chọn, chẳng hạn:
- Chuyển khoản ngân hàng;
- Chuyển khoản tự động hoặc đối soát tự động;
- Thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ;
- Cổng thanh toán trực tuyến;
- Ví điện tử;
- Voucher, mã giảm giá hoặc số dư khuyến mại;
- Phương thức khác được doanh nghiệp công bố chính thức.
Mỗi phương thức nên kèm hướng dẫn cơ bản để khách hàng biết cách thực hiện. Ví dụ, nếu chuyển khoản thủ công thì cần ghi đúng nội dung thanh toán hoặc mã đơn hàng; nếu thanh toán qua cổng trực tuyến thì cần hoàn tất các bước xác thực do ngân hàng hoặc cổng thanh toán yêu cầu.
3. Quy trình thanh toán
Quy trình nên được trình bày ngắn gọn, theo từng bước rõ ràng:
| Bước | Nội dung |
| Bước 1 | Khách hàng lựa chọn dịch vụ, ngày sử dụng, số lượng và các tùy chọn liên quan. |
| Bước 2 | Hệ thống hiển thị giá, phụ thu, giảm giá, điều kiện thanh toán và tổng tiền. |
| Bước 3 | Khách hàng thực hiện thanh toán bằng phương thức đã chọn. |
| Bước 4 | Doanh nghiệp kiểm tra giao dịch, tình trạng chỗ và gửi xác nhận booking hoặc voucher. |
| Bước 5 | Với dịch vụ “chờ xác nhận”, thanh toán thành công chưa đồng nghĩa dịch vụ đã được xác nhận. |
Điểm cuối cùng đặc biệt quan trọng đối với website du lịch. Khách hàng cần được biết rõ liệu thanh toán thành công đã hình thành booking chính thức hay mới chỉ là yêu cầu đặt dịch vụ đang chờ xác nhận.
4. Thanh toán kết hợp, voucher, mã giảm giá hoặc điểm thưởng
Nếu website cho phép sử dụng voucher, mã giảm giá, điểm thưởng hoặc số dư khuyến mại, cần công khai:
- Cách hình thành;
- Giá trị được áp dụng;
- Dịch vụ được sử dụng;
- Thời hạn;
- Số lần sử dụng;
- Giá trị đơn hàng tối thiểu;
- Điều kiện cộng dồn;
- Cách thanh toán phần còn thiếu;
- Trường hợp bị hủy hoặc hết hiệu lực.
Điều 10 cũng yêu cầu, nếu có cơ chế tích điểm, hoàn điểm hoặc ưu đãi có giá trị quy đổi thì phải công khai phạm vi áp dụng, điều kiện, tỷ lệ, giới hạn quy đổi và trách nhiệm của các bên; điểm không được quy đổi để rút tiền mặt.
5. Xác nhận thanh toán
Chính sách nên xác định rõ khi nào giao dịch được coi là thanh toán thành công.
Có thể quy định:
- Ngân hàng hoặc cổng thanh toán ghi nhận trạng thái thành công;
- Doanh nghiệp đã đối soát được số tiền;
- Nội dung chuyển khoản hoặc mã đơn hàng khớp với giao dịch;
- Khách hàng cung cấp chứng từ nếu hệ thống chưa tự động ghi nhận;
- Booking code và mã giao dịch là hai loại mã khác nhau.
Website cũng nên giải thích rằng thanh toán thành công và xác nhận cung cấp dịch vụ có thể là hai thời điểm khác nhau, đặc biệt với dịch vụ cần kiểm tra chỗ trống hoặc xác nhận từ đối tác.
6. Xử lý giao dịch thất bại, treo hoặc trùng
Đây là nội dung rất cần thiết trong thực tế.
Chính sách có thể quy định:
- Nếu giao dịch thất bại, khách hàng có thể thử lại hoặc chọn phương thức khác;
- Nếu đã bị trừ tiền nhưng hệ thống chưa ghi nhận, khách hàng cần gửi mã giao dịch hoặc chứng từ;
- Nếu thanh toán trùng, doanh nghiệp sẽ kiểm tra và hoàn lại khoản tiền trùng sau khi đối soát;
- Thời gian xác minh phụ thuộc ngân hàng và cổng thanh toán;
- Booking có thể chưa được giữ chỗ nếu giao dịch chưa được ghi nhận thành công.
Doanh nghiệp không nên cam kết hoàn tiền ngay khi chưa có kết quả đối soát, nhưng cần thông báo rõ quy trình và thời gian dự kiến để khách hàng theo dõi.
7. Kiểm soát rủi ro và giao dịch bất thường
Website có thể quy định quyền:
- Tạm dừng xác nhận booking;
- Yêu cầu khách hàng xác minh thêm;
- Từ chối giao dịch có dấu hiệu gian lận;
- Kiểm tra giao dịch sử dụng thẻ hoặc tài khoản bất thường;
- Xử lý trường hợp lạm dụng voucher;
- Hủy giao dịch theo yêu cầu của ngân hàng hoặc cổng thanh toán.
- Khách hàng cũng cần chịu trách nhiệm bảo đảm phương thức thanh toán được sử dụng hợp pháp và thuộc quyền quản lý của mình.
Tuy nhiên, doanh nghiệp nên diễn đạt điều khoản này theo hướng có căn cứ xác minh, tránh trao cho mình quyền hủy giao dịch tùy ý mà không thông báo hoặc không hoàn lại tiền phù hợp.
8. Hoàn tiền thanh toán
Đây là nội dung bắt buộc theo Điều 10.
Chính sách nên nêu rõ:
- Trường hợp được hoàn tiền;
- Căn cứ áp dụng;
- Phương thức hoàn;
- Hồ sơ cần cung cấp;
- Thời gian xử lý;
- Thời gian tiền về tài khoản;
- Các khoản phí có thể bị khấu trừ;
- Trách nhiệm của ngân hàng hoặc cổng thanh toán.
Doanh nghiệp nên ưu tiên hoàn về phương thức thanh toán ban đầu nếu hệ thống cho phép. Nếu không thể hoàn về phương thức gốc, có thể hoàn bằng chuyển khoản theo thông tin khách hàng cung cấp.
Cần phân biệt:
- Thời gian doanh nghiệp xử lý yêu cầu hoàn tiền;
- Thời gian ngân hàng hoặc cổng thanh toán chuyển tiền về tài khoản khách hàng.
9. Hóa đơn, chứng từ và đối soát
Chính sách nên hướng dẫn:
- Điều kiện yêu cầu hóa đơn;
- Thông tin khách hàng cần cung cấp;
- Thời hạn gửi yêu cầu;
- Cách nhận hóa đơn hoặc chứng từ;
- Trường hợp điều chỉnh hóa đơn;
- Việc lưu trữ dữ liệu thanh toán, mã giao dịch và chứng từ hoàn tiền.
Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, nên yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin xuất hóa đơn chính xác ngay khi đặt dịch vụ hoặc trong thời hạn được công bố.
Có nên sao chép Chính sách về thanh toán của website khác không?
Không nên.
Mỗi website có phương thức thanh toán, quy trình đối soát và mô hình cung cấp dịch vụ khác nhau.
Ví dụ:
Website bán hàng vật lý có thể hỗ trợ thanh toán khi nhận hàng;
Website du lịch thường yêu cầu thanh toán trước hoặc đặt cọc;
Website đặt phòng có thể giữ thẻ hoặc thu trước một phần;
Website phần mềm có thể thu phí định kỳ;
Website khóa học có thể cho phép trả góp;
Website có chương trình thành viên có thể sử dụng điểm thưởng hoặc số dư.
Nếu sao chép nguyên văn chính sách của website khác, doanh nghiệp có thể công khai những phương thức mình không hỗ trợ, bỏ sót quy trình thanh toán thực tế hoặc đưa ra cam kết không thể thực hiện.
Do đó, doanh nghiệp chỉ nên sử dụng mẫu để tham khảo cấu trúc, sau đó điều chỉnh theo:
- Các phương thức thanh toán thực tế;
- Quy trình xác nhận đơn hàng;
- Cách đối soát;
- Điều kiện đặt cọc;
- Phương thức hoàn tiền;
- Voucher hoặc chương trình điểm thưởng;
- Khả năng vận hành của doanh nghiệp.
Kết luận
Chính sách về thanh toán không chỉ là tài liệu phục vụ thủ tục thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến với Bộ Công Thương. Đây còn là căn cứ để khách hàng hiểu rõ cách thanh toán, thời điểm giao dịch được ghi nhận và cơ chế xử lý khi thanh toán phát sinh lỗi hoặc phải hoàn lại tiền.
Một chính sách phù hợp cần trả lời rõ:
- Website chấp nhận phương thức thanh toán nào?
- Khách hàng phải thực hiện những bước gì?
- Khi nào giao dịch được coi là thành công?
- Thanh toán thành công có đồng nghĩa đơn hàng đã được xác nhận không?
- Giao dịch lỗi, treo hoặc trùng được xử lý thế nào?
- Việc hoàn tiền được thực hiện bằng cách nào?
- Voucher, điểm thưởng hoặc số dư được sử dụng ra sao?
Việc xây dựng đầy đủ 09 mục nêu trên sẽ giúp website đáp ứng tốt hơn yêu cầu tại Điều 10 Nghị định số 248/2026/NĐ-CP, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hạn chế tranh chấp trong quá trình thanh toán trực tuyến.
Trên đây là chia sẻ những hiểu biết của mình về Hướng dẫn mẫu Chính sách về thanh toán khi thông báo website với Bộ Công Thương. Hi vọng phần nào hỗ trợ bạn củng cố lại chính sách hoặc sửa chữa chính sách theo yêu cầu của Bộ Công Thương. Nếu có vấn đề gì cần hỗ trợ, thảo luận, làm rõ hoặc gặp khó hiểu khi BCT yêu cầu bổ sung thì liên hệ mình nhé. Mình rất sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp, tư vấn dịch vụ thực hiện (nếu cần) để giúp đỡ bạn hoàn thành thủ tục này một cách nhanh gọn nhất. Trân trọng cám ơn các bạn.