Không upload được tài liệu trên Online.gov.vn? 7 lỗi thường gặp khi Thông báo và Đăng ký nền tảng TMĐT

Khi thực hiện thủ tục Thông báo hoặc đăng ký nền tảng thương mại điện tử trên Online.gov.vn, một trong những bước dễ gặp lỗi nhất là upload tài liệu.

Có trường hợp chọn file nhưng không tải lên được; file quá dung lượng; tài liệu sai định dạng; và đặc biệt với hồ sơ đăng ký nền tảng thương mại điện tử, có một lỗi mà người thực hiện rất dễ gặp: File PDF chưa được ký số.

Tôi vừa thử trực tiếp trên giao diện Online.gov.vn ngày 22/08/2026. Khi upload một tài liệu PDF vào hồ sơ Đăng ký Nền tảng trung gian TMĐT, hệ thống không chấp nhận file và hiển thị kết quả:

Mã lỗi	Hiển thị kết quả	Nguyên nhân cần kiểm tra
100103	File PDF yêu cầu phải có chữ ký số nhưng chưa được ký	PDF chưa có chữ ký số
100104	File PDF có chữ ký số nhưng không hợp lệ (chứng thư hết hạn / file bị sửa sau khi ký)	Có chữ ký nhưng chữ ký không còn hợp lệ

Ngược lại, khi upload tài liệu đã ký số hợp lệ, ngay bên cạnh file xuất hiện trạng thái màu xanh: Đã ký số

Điểm này rất đáng lưu ý bởi Thông báo và Đăng ký đang có yêu cầu upload tài liệu khác nhau. Nếu không phân biệt ngay từ đầu, bạn có thể mất khá nhiều thời gian tìm nguyên nhân tại sao file PDF hoàn toàn bình thường nhưng hệ thống vẫn không nhận.

1. Trước hết phải biết mình đang làm Thông báo hay Đăng ký

Đây là việc đầu tiên cần xác định.

Nếu thực hiện thủ tục đối với nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến, bạn đang thực hiện thủ tục Thông báo.

Trên giao diện hiện tại, phần tài liệu của hồ sơ Thông báo yêu cầu upload các nội dung như:

Chính sách bảo mật; phương thức tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại; chính sách giá; chính sách về thanh toán; các điều kiện hoặc hạn chế trong việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ; chính sách giao hàng, đổi trả và hoàn tiền hoặc phương thức cung cấp, chấm dứt dịch vụ và hoàn tiền; hình thức hỗ trợ trực tuyến; tài liệu khác.

Đối với nhóm tài liệu của thủ tục Thông báo, hệ thống hiện không yêu cầu phải ký số file trước khi upload. Bạn upload file có chữ ký số cũng được hoặc không có chữ ký số thì vẫn hợp lệ. Nhưng nếu bạn upload file word thì hệ thống vẫn nhận nhưng sẽ không gửi được hồ sơ đi hoặc hồ sơ sẽ bị đánh giá không hợp lệ.

Nhưng với Đăng ký, câu chuyện hoàn toàn khác.

2. Hồ sơ Đăng ký: file PDF upload bắt buộc phải được ký số

Đây là điểm tôi muốn nhấn mạnh nhất trong bài này.

Qua thử nghiệm trực tiếp trên giao diện Đăng ký hồ sơ Nền tảng trung gian TMĐT ngày 22/08/2026, khi đưa một file PDF chưa ký số lên, hệ thống lập tức trả lỗi: [100103] File PDF yêu cầu phải có chữ ký số nhưng chưa được ký.

Tức là bạn thậm chí không thể upload file chưa ký rồi mới xử lý tiếp.

File phải được ký số trước. Sau khi upload tài liệu đã ký số, hệ thống kiểm tra và hiển thị ngay: 🟢 Đã ký số

Đây cũng là một cách rất thuận tiện để người thực hiện tự kiểm tra file mình vừa đưa lên đã được hệ thống nhận diện chữ ký số hay chưa.

Các tài liệu của hồ sơ đăng ký trên giao diện hiện tại

Đối với hồ sơ đăng ký nền tảng trung gian mà tôi đang kiểm thử, hệ thống bố trí các trường tài liệu gồm:

• 1. Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II của Nghị định 248/2026/NĐ-CP.
• 2. Bản chụp giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền hoặc các văn bản tương tự khác khi kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, trừ trường hợp thông tin đã có dữ liệu điện tử đáp ứng điều kiện để khai thác thông qua kết nối, chia sẻ giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin tương ứng.
• 3. Đề án hoạt động thương mại điện tử theo Điều 30 Nghị định 248/2026/NĐ-CP, theo Mẫu số 05 tại Phụ lục II.
• 4. Quy chế hoạt động livestream bán hàng, trong trường hợp nền tảng có hoạt động livestream bán hàng.
• 5. Mẫu hợp đồng, thỏa thuận giữa người bán với chủ quản nền tảng.
• 6. Tài liệu khác.

Điểm cần nhớ khi chuẩn bị các file này là: PDF → ký số → upload.

Không nên chuẩn bị xong toàn bộ file PDF rồi vào Online.gov.vn mới phát hiện chưa ký.

3. Lỗi thứ nhất: Upload PDF chưa ký số khi làm hồ sơ Đăng ký

Đây hiện là lỗi rất dễ nhận biết. Bạn chọn file PDF → bấm Upload → hệ thống báo: [100103] File PDF yêu cầu phải có chữ ký số nhưng chưa được ký.

Đây không phải lỗi mạng, trình duyệt hay dung lượng file. Hệ thống đã kiểm tra file và không phát hiện chữ ký số đáp ứng yêu cầu.

Cách xử lý

Nếu đang làm hồ sơ Đăng ký, hãy thực hiện ký số tài liệu PDF trước khi upload. Sau khi ký, upload lại file.

Nếu thành công, bạn có thể quan sát ngay bên cạnh tài liệu. Hệ thống hiện hiển thị: 🟢 Đã ký số.

Đây là dấu hiệu rất hữu ích để kiểm tra.

Nhưng nếu đang làm Thông báo? Không nên áp dụng máy móc yêu cầu này.

Các file chính sách được upload trong thủ tục Thông báo hiện không yêu cầu ký số như bộ tài liệu của thủ tục đăng ký. Bạn ký vào thì càng tốt, cũng không sao cả.

Có thể nhớ đơn giản:

• Thông báo: upload tài liệu/chính sách theo yêu cầu của hồ sơ, không yêu cầu ký số file.
• Đăng ký: các file PDF upload theo hồ sơ phải ký số; file chưa ký bị hệ thống báo lỗi.
• Lưu ý: Đừng upload file word nhé. Hồ sơ sẽ không hợp lệ.

4. Lỗi thứ hai: File PDF có chữ ký số nhưng không hợp lệ (chứng thư hết hạn / file bị sửa sau khi ký)

File đã ký số nhưng vẫn bị Online.gov.vn từ chối – mã lỗi [100104]

Một tình huống khác dễ khiến người thực hiện hồ sơ bối rối là: Tôi đã ký số file PDF rồi, tại sao Online.gov.vn vẫn không cho upload?

Qua thử nghiệm trực tiếp trên giao diện hồ sơ Đăng ký Nền tảng trung gian TMĐT ngày 22/08/2026, hệ thống có cơ chế kiểm tra không chỉ việc file PDF đã có chữ ký số hay chưa, mà còn kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký.

Nếu chữ ký không hợp lệ, hệ thống hiển thị: [100104] File PDF có chữ ký số nhưng không hợp lệ (chứng thư hết hạn / file bị sửa sau khi ký).

Như vậy, đã ký số chưa đủ. File đưa lên phải có chữ ký số được hệ thống xác định là hợp lệ.

Trường hợp 1: Chứng thư số đã hết hạn

Đây là nguyên nhân được chính thông báo lỗi của hệ thống chỉ ra. Nếu chứng thư số sử dụng để ký tài liệu đã hết hạn, file có thể vẫn chứa thông tin chữ ký nhưng Online.gov.vn không chấp nhận.

Khi gặp lỗi [100104], việc đầu tiên nên làm là kiểm tra thời hạn chứng thư số sử dụng để ký file.

Trường hợp 2: File PDF đã bị sửa sau khi ký

Đây là trường hợp đặc biệt cần lưu ý. Bạn thực hiện: Hoàn thiện PDF → ký số → sau đó tiếp tục chỉnh sửa file PDF thì chữ ký trước đó có thể không còn xác nhận đúng trạng thái của tài liệu hiện tại.

Ví dụ, sau khi ký bạn lại:

• Chèn thêm một trang;
• Xóa một trang;
• Chỉnh sửa nội dung;
• Ghép pdf;
• Thêm hình ảnh;
• Xử lý hoặc lưu lại file bằng một phần mềm khác làm thay đổi nội dung đã ký;
• Sửa tên file.

Khi đó hệ thống có thể xác định file đã có chữ ký nhưng chữ ký không hợp lệ và trả lỗi [100104].

Do đó, trình tự nên là: Hoàn thiện nội dung → xuất PDF → kiểm tra lần cuối → ký số → KHÔNG chỉnh sửa file sau ký → upload lên Online.gov.vn.

Nếu phát hiện nội dung sai sau khi ký, cách an toàn là: Sửa bản gốc → xuất lại PDF → ký số lại → upload file mới.

Không nên tiếp tục chỉnh sửa trực tiếp trên file PDF đã ký rồi sử dụng chữ ký cũ.

5. Lỗi thứ ba: File vượt quá 15 MB

Online.gov.vn hiện cũng Thông báo ngay trên giao diện: Dung lượng tệp cho phép: ≤ 15MB. Bạn upload tài liệu thì hệ thống vẫn cho upload lên và có số MB ở cạnh nhưng gửi hồ sơ đi sẽ không gửi được.

Đây là lỗi rất dễ xảy ra đối với Đề án hoạt động thương mại điện tử.

Lý do là Đề án không chỉ có chữ mà thường còn có: ảnh chụp giao diện → sơ đồ → quy trình → mô tả chức năng → hình ảnh minh họa hoạt động của nền tảng.

Nếu chèn screenshot gốc có độ phân giải quá cao, file Word ban đầu có thể không quá lớn nhưng sau khi xuất PDF dung lượng tăng đáng kể.

Cách xử lý

• Nên tối ưu ảnh trước khi xuất PDF. Nhưng cần giữ chất lượng đủ để đọc được chữ trên giao diện, nút chức năng, quy trình đặt hàng, thông tin công bố và những nội dung cần chứng minh.
• Đừng nén đến mức ảnh không còn đọc được chỉ để đưa file xuống dưới 15 MB.
• Với hồ sơ đăng ký, sau khi đã tạo được file PDF cuối cùng, mới thực hiện ký số và upload.

6. Lỗi thứ tư: Dùng sai mẫu của Nghị định 248/2026/NĐ-CP

Trường hợp này có thể không làm hệ thống báo lỗi upload, nhưng lại ảnh hưởng đến nội dung hồ sơ.

Ví dụ ngay trên giao diện đăng ký hiện nay ghi rõ:

• Tờ khai thông tin theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II của Nghị định này.
• Đề án hoạt động thương mại điện tử theo nội dung quy định tại Điều 30 của Nghị định này. Mẫu Đề án theo Mẫu số 05 tại Phụ lục II của Nghị định này.

Vì vậy, cần sử dụng mẫu hiện hành của Nghị định 248/2026/NĐ-CP. Đặc biệt cẩn thận khi tìm mẫu trên Google.

Một tài liệu có tiêu đề: Đề án hoạt động website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử được đăng từ nhiều năm trước không có nghĩa là vẫn phù hợp với hồ sơ năm 2026. Cái tên Đề án cũng không đúng với mẫu mới.

Hãy đối chiếu trực tiếp với Mẫu số 05 và yêu cầu tại Điều 30. Sau khi hoàn thiện nội dung: Xuất PDF → ký số → upload.

7. Lỗi thứ năm: Ký số rồi nhưng upload nhầm file chưa ký

Lỗi này rất dễ xảy ra. Ví dụ trên máy tính bạn có De_an_TMDT.pdf , sau đó thực hiện ký số và tạo ra một file đã ký.

Nhưng khi quay lại Online.gov.vn, bạn lại chọn nhầm De_an_TMDT.pdf ban đầu. Kết quả:

[100103] File PDF yêu cầu phải có chữ ký số nhưng chưa được ký.

Bạn có thể tưởng chữ ký số bị lỗi, nhưng thực tế chỉ là upload nhầm bản.

Cách hạn chế

Tạo riêng một thư mục:

• HO_SO_DA_KY_SO
• Sau khi ký thành công, chỉ đưa bản cuối cùng vào thư mục này.

Ví dụ:

• 01_To_khai_Mau_02_DA_KY.pdf
• 02_Giay_phep_DA_KY.pdf
• 03_De_an_Mau_05_DA_KY.pdf
• 04_Quy_che_livestream_DA_KY.pdf
• 05_Hop_dong_nguoi_ban_DA_KY.pdf

Khi upload chỉ lấy tài liệu từ thư mục đó.

8. Lỗi thứ sáu: PDF bị lỗi sau khi chuyển đổi, chỉnh sửa hoặc ký số

Không nên thấy file có đuôi .pdf là upload ngay. Trước khi đưa lên hệ thống, hãy mở lại chính file cuối cùng sau khi ký số.

Kiểm tra:

• Có mở được không?
• Đủ trang không?
• Có mất hình ảnh không?
• Font chữ có lỗi không?
• Nội dung có đúng bản cuối không?
• Chữ ký số có tồn tại không?
• Sau khi ký có vô tình làm thay đổi/hỏng tài liệu không?
• Với hồ sơ đăng ký, bạn còn có thêm một bước kiểm tra sau khi upload:
• Online.gov.vn có hiển thị “Đã ký số” hay không?

Nếu có, đây là dấu hiệu hệ thống đã nhận diện được chữ ký số của file.

9. Lỗi thứ bảy: Trình duyệt, phiên đăng nhập hoặc hệ thống gặp vấn đề

Chỉ nên nghĩ nhiều đến lỗi hệ thống sau khi đã loại trừ các nguyên nhân phía trên.

Nếu: PDF đúng → ≤15 MB → đúng tài liệu → đã ký số nếu là hồ sơ đăng ký → file mở bình thường nhưng bấm Upload vẫn không có phản hồi, hãy thử: Lưu nháp → đăng xuất → đăng nhập lại → mở hồ sơ → upload lại. Nếu chưa được, thử trình duyệt khác.

Nếu nhiều chức năng trên Online.gov.vn cùng hoạt động bất thường, có thể thử lại vào thời điểm khác.

Và hãy chụp màn hình Thông báo lỗi. Ví dụ ảnh lỗi:

[100103] File PDF yêu cầu phải có chữ ký số nhưng chưa được ký có giá trị hơn rất nhiều so với việc chỉ mô tả: “Em upload tài liệu không được.”

Bởi chỉ nhìn mã lỗi này đã có thể loại trừ khá nhiều nguyên nhân.

10. Công thức upload hồ sơ tôi đề xuất

Nếu là Thông báo

Chuẩn bị chính sách/tài liệu → Kiểm tra nội dung → Xuất PDF + Kiểm tra ≤15 MB → Upload → Kiểm tra lại tài liệu → Gửi hồ sơ

Nếu là Đăng ký

Chuẩn bị đúng tài liệu/đúng mẫu NĐ 248 → Hoàn thiện nội dung → Xuất PDF + Kiểm tra ≤15 MB → Ký số → Kiểm tra file sau ký → Upload → Kiểm tra trạng thái “Đã ký số” → Gửi hồ sơ

Hai quy trình chỉ khác vài bước nhưng đó lại là những bước rất quan trọng.

11. Đừng nhầm “Upload thành công” với “Hồ sơ hợp lệ”

Đây vẫn là nguyên tắc cần nhớ.

• Ví dụ với Thông báo, bạn upload thành công file: Chinh_sach_bao_mat.pdf nhưng nội dung chính sách chỉ có vài dòng chung chung và không phù hợp với hoạt động thực tế của website. File upload thành công nhưng nội dung hồ sơ vẫn có thể phải làm rõ.
• Tương tự với Đăng ký, bạn có thể: dùng đúng PDF → ký số thành công → Online.gov.vn hiện “Đã ký số”, nhưng Đề án hoạt động lại không đáp ứng đầy đủ nội dung theo Điều 30 và Mẫu số 05.

Hệ thống xác nhận chữ ký số của file không đồng nghĩa với việc cơ quan xử lý đã xác nhận nội dung tài liệu đáp ứng yêu cầu. Cần phân biệt hai việc này.

Kết luận

Qua thử nghiệm thực tế trên Online.gov.vn ngày 22/08/2026, có thể rút ra một điểm rất đáng lưu ý:

• Đối với hồ sơ Đăng ký, file PDF upload phải được ký số. File chưa ký sẽ bị hệ thống chặn và báo lỗi 100103. File được hệ thống nhận diện chữ ký số sẽ hiển thị trạng thái “Đã ký số”. File PDF có chữ ký số nhưng không hợp lệ thì sẽ báo lỗi 100104
• Đối với hồ sơ Thông báo, các tài liệu/chính sách upload hiện không yêu cầu ký số như hồ sơ đăng ký.

Vì vậy, trước khi xử lý lỗi upload, hãy hỏi mình một câu đầu tiên: Tôi đang làm Thông báo hay Đăng ký? Sau đó kiểm tra: PDF → dung lượng ≤15 MB → đúng tài liệu → đúng mẫu → ký số nếu là hồ sơ đăng ký → upload → kiểm tra trạng thái.

Làm đúng thứ tự này sẽ giúp bạn tránh khá nhiều lỗi khi thực hiện hồ sơ trên Online.gov.vn.

Trên đây là những chia sẻ hiểu biết của mình về Không upload được tài liệu trên Online.gov.vn? 7 lỗi thường gặp khi Thông báo và Đăng ký nền tảng TMĐT. Trong quá trình tới đây, nếu mình phát hiện thêm các vấn đề thì mình sẽ tiếp tục update cho các bạn theo dõi, thực hành. Nếu có câu hỏi hay ảnh chụp lỗi upload khác thì chia sẻ với mình hoặc bình luận nhé. Cám ơn các bạn.