QUY TRÌNH DỊCH VỤ HỖ TRỢ THÔNG BÁO WEBSITE VỚI TRÊN TRANG ONLINE.GOV.VN
Để Khách hàng nắm rõ phạm vi công việc, thời gian xử lý và trách nhiệm phối hợp giữa các bên, chúng tôi công khai quy trình hỗ trợ thực hiện thủ tục thông báo nền tảng thương mại điện tử kinh doanh trực tiếp có chức năng đặt hàng trực tuyến trên Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử tại ONLINE.GOV.VN như sau:
I. Thời gian thực hiện dự kiến
Thời gian hỗ trợ hoàn thành thủ tục dự kiến từ 05 – 10 ngày làm việc, kể từ thời điểm nộp hồ sơ.
Thời gian trên không bao gồm thứ Bảy, Chủ nhật, ngày nghỉ lễ, Tết và là thời gian dự kiến, không phải cam kết về thời điểm cơ quan có thẩm quyền xác nhận hồ sơ.
II. Quy trình hỗ trợ dịch vụ
Bước 1. Tiếp nhận và rà soát thông tin
Khách hàng cung cấp các thông tin cần thiết theo mẫu yêu cầu để chúng tôi kiểm tra website và xây dựng các nội dung, chính sách phục vụ việc thực hiện thủ tục.
Thông tin nên được cung cấp đúng với hoạt động thực tế của website, đặc biệt là phương thức thanh toán, giao hàng, kiểm hàng, đổi trả, hoàn tiền, phạm vi cung cấp hàng hóa/dịch vụ và phương thức giải quyết khiếu nại.
Trong trường hợp Khách hàng chưa xây dựng đầy đủ nội dung, chúng tôi có thể đề xuất phương án để Khách hàng tham khảo. Tuy nhiên, Khách hàng cần kiểm tra và xác nhận nội dung trước khi sử dụng nhằm bảo đảm chính sách công khai trên website phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế.
Bước 2. Xây dựng và hoàn thiện các chính sách trên website
Căn cứ thông tin Khách hàng cung cấp, chúng tôi hỗ trợ biên soạn hoặc rà soát các nội dung, chính sách cần thiết, bao gồm:
- Chính sách bảo mật;
- Phương thức tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại;
- Chính sách giá;
- Chính sách thanh toán;
- Các điều kiện hoặc hạn chế trong việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ trên nền tảng;
- Đối với website kinh doanh hàng hóa: chính sách giao hàng, đổi trả và hoàn tiền;
- Đối với website cung cấp dịch vụ: phương thức cung cấp dịch vụ, chính sách chấm dứt dịch vụ và hoàn tiền;
- Các nội dung khác cần bổ sung tùy thuộc vào hàng hóa, dịch vụ và mô hình hoạt động thực tế của website.
Các chính sách được xây dựng dựa trên thông tin do Khách hàng cung cấp và được điều chỉnh phù hợp với đặc điểm của từng website.
Bước 3. Khách hàng kiểm tra, xác nhận và đăng tải chính sách
Sau khi hoàn thành dự thảo, chúng tôi gửi các chính sách để Khách hàng kiểm tra và xác nhận nội dung trước khi đăng tải.
Nếu có nội dung chưa phù hợp với hoạt động thực tế, Khách hàng phản hồi để được hỗ trợ chỉnh sửa. Sau khi thống nhất, Khách hàng thực hiện đăng tải các chính sách lên website.
Ở bước này, website có thể cần thực hiện một số chỉnh sửa kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu, chẳng hạn bổ sung đường dẫn chính sách, thông tin công khai, nội dung sản phẩm hoặc điều chỉnh quy trình đặt hàng và các chức năng liên quan.
Lưu ý: Dịch vụ hỗ trợ thủ tục không mặc nhiên bao gồm chi phí lập trình, thiết kế hoặc sửa đổi kỹ thuật website. Trường hợp website cần can thiệp kỹ thuật, Khách hàng chủ động thực hiện hoặc phối hợp với đơn vị quản trị/lập trình website để chỉnh sửa.
Bước 4. Hỗ trợ thực hiện hồ sơ điện tử
Sau khi website và các tài liệu cần thiết đã được hoàn thiện, chúng tôi hỗ trợ Khách hàng thực hiện các công việc liên quan đến hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử, bao gồm hỗ trợ tài khoản, khai báo thông tin, chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử theo quy định.
Trong quá trình xử lý, nếu hồ sơ có yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc làm rõ, chúng tôi sẽ thông báo và hướng dẫn Khách hàng phối hợp cung cấp thông tin, tài liệu hoặc điều chỉnh website để tiếp tục xử lý hồ sơ.
Bước 5. Nhận kết quả và hoàn thành dịch vụ
Khi hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền xác nhận, Khách hàng sẽ nhận được thông tin về kết quả xử lý thông qua Hệ thống và/hoặc địa chỉ email đã đăng ký.
Chúng tôi thông báo kết quả cho Khách hàng, hướng dẫn các công việc cần thiết sau khi được xác nhận (nếu có) và kết thúc dịch vụ.
III. Trách nhiệm phối hợp của Khách hàng
Để hồ sơ được xử lý thuận lợi, Khách hàng có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin, tài liệu theo yêu cầu; kiểm tra nội dung chính sách trước khi đăng tải; phối hợp thực hiện các chỉnh sửa cần thiết trên website và phản hồi kịp thời khi phát sinh yêu cầu bổ sung.
Khách hàng chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin, tài liệu cung cấp cũng như tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ được kinh doanh trên website.
Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện hoặc thuộc lĩnh vực chuyên ngành, Khách hàng cần cung cấp giấy phép, giấy chứng nhận hoặc các tài liệu liên quan theo quy định pháp luật tương ứng.
IV. Một số lưu ý về thời gian xử lý
Thời gian 05 – 10 ngày làm việc được tính trên cơ sở Khách hàng phối hợp và phản hồi kịp thời trong suốt quá trình thực hiện. Thời gian thực tế có thể kéo dài hơn trong một số trường hợp như Khách hàng chậm cung cấp thông tin, website phải chỉnh sửa kỹ thuật, phải bổ sung giấy phép hoặc tài liệu chuyên ngành, hồ sơ được yêu cầu sửa đổi/bổ sung, hoặc phát sinh sự cố, bảo trì, nâng cấp Hệ thống.
Việc xem xét và xác nhận hồ sơ thuộc thẩm quyền của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện vai trò tư vấn, chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ Khách hàng thực hiện thủ tục; không có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ và không thể can thiệp vào quyết định của cơ quan nhà nước.
V. Nguyên tắc cung cấp dịch vụ
Chúng tôi thực hiện dịch vụ trên nguyên tắc minh bạch – đúng quy định – đúng thông tin thực tế – phối hợp đến khi có kết quả xử lý hồ sơ.
Khách hàng được thông tin về tiến độ thực hiện, các nội dung cần chỉnh sửa và yêu cầu bổ sung phát sinh trong quá trình xử lý. Các chính sách được xây dựng trên cơ sở thông tin của từng Khách hàng, hạn chế việc sử dụng máy móc một bộ chính sách chung cho mọi website.
Quy trình tóm tắt:
Tiếp nhận thông tin → Rà soát website → Soạn chính sách → Khách hàng xác nhận → Đăng tải & chỉnh sửa website → Chuẩn bị hồ sơ → Nộp trực tuyến → Xử lý yêu cầu bổ sung (nếu có) → Nhận kết quả.