Thông báo website với Bộ Công Thương là thủ tục bắt buộc đối với nhiều website bán hàng theo quy định về thương mại điện tử. Tuy nhiên, trên thực tế rất nhiều website bị trả hồ sơ, yêu cầu sửa đổi bổ sung nhiều lần chỉ vì những sai sót tưởng chừng rất nhỏ.
Bài viết dưới đây tổng hợp 9 sai lầm thường gặp khi thông báo website với Bộ Công Thương, giúp chủ website nhận diện rủi ro và hoàn thiện hồ sơ đúng ngay từ lần đầu thực hiện.
Mục lục nội dung
1. Nhầm lẫn giữa website bán hàng và website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là xác định sai loại hình website.
Nhiều chủ website nhầm lẫn giữa:
- website bán hàng: web do chính thương nhân thiết lập để bán sản phẩm của mình–> thực hiện thủ tục thông báo (hay còn gọi là tích xanh);
- website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử (sàn TMĐT): web do thương nhân thiết lập để cho tổ chức, cá nhân bày bán sản phẩm của họ–>phải thực hiện thủ tục đăng ký (hay còn gọi là tích đỏ).
Việc chọn sai loại hình ngay từ đầu sẽ khiến hồ sơ không được tiếp nhận hoặc bị yêu cầu thực hiện lại từ đầu.
2. Website bán hàng không có chức năng đặt hàng trực tuyến
Một vấn đề nữa là website ko có giỏ hàng, không cho khách đặt hàng trực tuyến thì không phải thực hiện thủ tục thông báo. Nếu bạn vẫn làm thì sẽ bị từ chối tiếp nhận hồ sơ với lý do website không có chức năng đặt hàng trực tuyến.
Thêm một sai lầm nữa là bạn không để các sản phẩm đặt hàng được ra ngoài trang chủ. Đôi khi bạn không để ý, có sản phẩm thì đặt hàng được, có sản phẩm thì không đặt hàng được (đã bán hết). Sản phẩm đã bán hết thì lại để ngoài trang chủ. Khi cơ quan quản lý đặt test sản phẩm thì không đặt hàng được nên sẽ từ chối hồ sơ. Mình gặp nhiều lần rồi nên nhắc các bạn chú ý điểm này.
Biện pháp khắc phục là: Bạn bật tính năng đặt hàng trực tuyến trong nền tảng web lên nhé. Để nhiều sản phẩm nổi bật ra trang chủ. Cài đặt nhiều nhiều số lượng hàng trong kho ở các sản phẩm giúp người dùng có thể đặt được hàng.
3. Thông tin chủ sở hữu website không thống nhất
Nhiều website bị yêu cầu bổ sung do thông tin chủ sở hữu trên website và trong hồ sơ kê khai không trùng khớp.
Các lỗi thường gặp gồm:
- Tên doanh nghiệp viết khác nhau, tiếng anh tiếng việt không khớp;
- Địa chỉ trụ sở không thông nhất;
- Thiếu hoặc sai mã số thuế, không có nơi cấp, ngày tháng năm cấp;
- Web đứng tên cá nhân nhưng nội dung thể hiện hoạt động của doanh nghiệp;
Lưu ý: Cơ quan quản lý đối chiếu trực tiếp thông tin hiển thị trên website với thông tin kê khai, vì vậy mọi sai lệch đều có thể dẫn đến việc trả hồ sơ.
4. Website chưa đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định
Một sai lầm rất phổ biến là nộp hồ sơ khi website chưa hoàn thiện nội dung pháp lý.
Các nội dung bắt buộc thường thiếu gồm:
- Điều khoản dịch vụ
- Chính sách chất lượng
- Chính sách giao nhận hàng
- Chính sách bảo hành
- Chính sách kiểm hàng
- Chính sách đổi trả hàng
- Chính sách giải quyết khiếu nại
- Quy định và hình thức thanh toán
- Chính sách bảo mật thông tin
5. website chưa hoạt động ổn định hoặc đang trong quá trình hoàn thiện
Nhiều chủ website nộp hồ sơ thông báo khi:
- Website còn lỗi giao diện;
- Trang chính sách chưa truy cập được;
- website đang bảo trì;
- Một số chức năng chưa hoàn chỉnh;
- Tên miền chưa gắn với hosting;
- website không thể truy cập.
Trong quá trình xử lý hồ sơ, cơ quan quản lý sẽ truy cập trực tiếp website để kiểm tra thực tế. Nếu website không hoạt động ổn định, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc yêu cầu hoàn thiện lại.
6. Hiểu sai về phí thông báo website với Bộ Công Thương
Không ít người cho rằng:
- Phải nộp phí thông báo website;
- Hoặc nhầm lẫn giữa phí cung cấp dịch vụ của các tổ chức tư vấn với phí nhà nước.
Thực tế, việc thông báo website với Bộ Công Thương không thu phí. Tuy nhiên, nếu bạn thuê các đơn vị dịch vụ như Công ty Luật thì đó là phí sử dụng dịch vụ hỗ trợ, chi phí phát sinh, không phải phí nhà nước.
Việc hiểu sai dẫn đến tâm lý e ngại hoặc trì hoãn thực hiện thủ tục không cần thiết.
7. Không kiểm tra lại website sau khi thông báo thành công
Sau khi nhận được xác nhận thông báo, nhiều website không thực hiện gắn logo hoặc không kiểm tra lại trạng thái thông báo.
Các sai sót thường gặp:
- Không gắn biểu trưng xác nhận;
- Gắn sai mẫu logo. Ví dụ làm thông báo thì bạn gắn logo màu xanh. Sai lầm lại gắn logo màu đỏ. Gắn sai là lỗi to đó;
- Thay đổi nội dung website nhưng không cập nhật thông tin đã thông báo.
Điều này có thể khí website mất hiệu lực thông báo hoặc bị đánh giá không tuân thủ quy định khi kiểm tra sau này.
8. Không theo dõi email và phản hồi yêu cầu bổ sung hồ sơ kịp thời
Trong quá trình xử lý, cơ quan quản lý có thể gửi:
- Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ;
- Yêu cầu chỉnh sửa nội dung website;
- Yêu cầu làm rõ thông tin pháp lý.
Nhiều chủ website không theo dõi email đăng ký, dẫn đến quá hạn phản hồi và hồ sơ bị hủy hoặc phải nộp lại từ đầu.
9. Cho rằng website nhỏ, ít người truy cập, không có đơn hàng đặt thì không cần thông báo
Một quan niệm sai lầm khá phỏ biến là: “website nhỏ, ít đơn hàng thì không cần thông báo với Bộ Công Thương”
Trên thực tế, nghĩa vụ thông báo không phụ thuộc vào quy mô website hay số lượng đơn hàng, mà phụ thuộc vào mô hình hoạt động thương mại điện tử của website.
Việc không thực hiện thông báo có thể dẫn đến:
- Bị yêu cầu khắc phục;
- Bị xử phạt vi phạm hành chính;
- Ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.
Kết luận:
Việc thông báo website với Bộ Công Thương là thủ tục cần thiết và bắt buộc với nhiều website bán hàng. Tránh được 9 sai lầm thường gặp khi thông báo website với Bộ Công Thương sẽ giúp chủ website:
- Hoàn tất thủ tục nhanh chóng;
- Tránh bị trả hồ sơ nhiều lần;
- Đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật;
- Tăng độ tin cậy của website với người dùng.