Mục lục
Thông báo website thương mại điện tử bán hàng (có chức năng đặt hàng trực tuyến với Bộ Công Thương là trách nhiệm bắt buộc đối với nhiều website đang hoạt động trong lĩnh vực TMĐT phải thực hiện theo quy định pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều website khi thực hiện thủ tục thông báo thì nhận được kết quả là bị từ chối hồ sơ, yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý do chưa chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết khi thực hiện thông báo.
Bài viết dưới dây, mình tổng hợp 8 việc quan trọng cần làm trước khi thông báo website với Bộ Công Thương, giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ được phê duyệt thành công (nộp phát ăn ngay).
1. Xác định đúng website có thuộc diện phải thông báo hay không
Trước khi thực hiện thủ tục, việc đầu tiên cần làm là rà soát lại chính xác loại hình website đang vận hành.
Theo quy định về thương mại điện tử, website bán hàng là website do thương nhân tổ chức, cá nhân tự thiết lập để phục vụ hoạt động xúc tiến thương mại, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ của chính mình
– Website phải thực hiện thủ tục thông báo khi: Có chức năng đặt hàng, mua hàng, thanh toán trực tuyến.
– Website không thuộc diện thông báo khi:
- Chỉ cung cấp thông tin giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm (website giới thiệu);
- Không có chức năng đặt hàng, thanh toán trực tuyến;
- Chỉ niêm yết thông tin giá, số điện thoại liên hệ, zalo, facebook
Việc các định đúng loại hình website giúp bạn hiểu rằng website mình có cần thực hiện thông báo đến Bộ Công Thương hay không. Đôi khi website bạn không thuộc đối tượng phải thông báo. Bạn làm rất mất nhiều công sức rồi cuối cùng lại bị trả hồ sơ do không thuộc đối tượng phải làm. Mất thời gian, công sức, đôi khi là cả tiền bạc.
2. Chuẩn bị đầy đủ thông tin pháp lý của chủ sở hữu website
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ thông báo bị từ chối là thông tin chủ sở hữu website không đầy đủ hoặc không thống nhất hoặc đặt ở chỗ không đúng quy định.
Trước khi thông báo website, cần chuẩn bị chính xác:
- Tên chủ sở hữu website (doanh nghiệp, hộ kinh doanh);
- Mã số thuế, nơi cấp, ngày tháng năm cấp;
- Địa chỉ trụ sở/địa chỉ đăng ký kinh doanh;
- Số điện thoại, email liên hệ.
Lưu ý quan trọng:
Thông tin trên website phải trùng khớp tuyệt đối với thông tin kê khai khi thông báo;
Vị trí đặt phải ở chân trang, chữ nghĩa hiển thị phải rõ ràng, tương phản hẳn với nền trang. Nhiều bạn để chữ lí nhí, zoom trăm lần vẫn không thấy, như vậy là không được nhé.
3. Hoàn thiện các nội dung bắt buộc hiển thị trên website
Trước khi nộp hồ sơ thông báo, website cần được hoàn thiện đầy đủ nội dung theo quy định, đặc biệt là các trong thông tin pháp lý.
Các nội dung bắt buộc cần có bao gồm:
- Điều khoản dịch vụ
- Chính sách chất lượng
- Chính sách giao nhận hàng
- Chính sách bảo hành
- Chính sách kiểm hàng
- Chính sách đổi trả hàng
- Chính sách giải quyết khiếu nại
- Quy định và hình thức thanh toán
- Chính sách bảo mật thông tin
Những nội dung này phải:
- Hiển thị rõ ràng trên website và bằng tiếng Việt;
- Dễ truy cập (thường đặt ở Footer);
- Nội dung cụ thể, không mang tính hình thức.
- Dễ hiểu, không gây nhầm lẫn, không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội, bảo đảm bình đẳng giữa các bên, tuân thủ quy định của pháp luật về dân sự, thương mại, quảng cáo, cạnh tranh, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và pháp luật khác có liên quan.
4. Kiểm tra lại chức năng bán hàng và giao diện website
Một việc rất quan trọng trước khi thông báo website là rà soát toàn bộ chức năng hoạt động thực tế của website.
Cần kiểm tra:
- Website đã hoạt động ổn định, không lỗi truy cập;
- Có đặt được hàng trực tuyến hay không?
- Có thể truy cập đầy đủ các trang sản phẩm, trang chính sách;
- Không chứa nội dung vi phạm pháp luật, hàng hóa cấm kinh doanh;
- Không sử dụng hình ảnh, nội dung vi phạm bản quyền, sở hữu trí tuệ.
Trong quá trình thẩm tra hồ sơ, cơ quan quản lý sẽ truy cập trực tiếp website để đối chiếu, test thử. Website đang bảo trì, lỗi hiển thị hoặc thiếu nội dung có thể bị từ chối hoặc yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
5. Thông tin sản phẩm niêm yết rõ ràng
Sản phẩm, dịch vụ phải niêm yết rõ ràng về nhãn hàng hóa. Nhãn hàng hóa có quy định rõ ràng đó. Tùy loại sản phẩm, thì thông tin sẽ khác nhau. Ví dụ như Quần áo chẳng hạn, thì cũng phải niêm yết thông tin chất liệu làm quần áo là gì, tỷ lệ chất liệu làm quần áo thế nào, có mấy lớp, size nào, kích cỡ bao nhiêu, hướng dẫn sử dụng như nào…Nhiều thông tin lắm. Nhiều bạn niêm yết mỗi cái ảnh sản phẩm, dịch vụ lên, chẳng biết nó có gì bên trong là không được đâu nhé. Tôi chỉ bạn luôn là bạn lấy đề mục ở Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP, sau đó điền thông tin mô tả sản phẩm dịch vụ của mình vào.
Lưu ý quan trọng:
- Mỗi sản phẩm phải có ký hiệu, tên gọi khác nhau để phân biệt
- Thông tin niêm yết rõ ràng, minh bạch
6. Chuẩn bị tài khoản và thông tin đăng nhập Công thông tin Bộ Công Thương
Thủ tục thông báo website được thực hiện 100% trực tuyến thông qua Cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương và không mất phí và lệ phí thực hiện.
Trước khi thực hiện, cần:
- Tạo tài khoản tại Cổng dịch vụ Công Bộ Công Thương https://dichvucong.moit.gov.vn/;
- Chuẩn bị email và số điện thoại chính xác để nhận phản hồi;
- Lưu trữ thông tin đăng nhập để theo dõi trạng thái hồ sơ.
Việc sử dụng email không chính xác hoặc không còn hoạt động là nguyên nhân phổ biến khiến chủ website không nhận được thông báo kết quả hoặc không thể đăng nhập, khôi phục tài khoản.
7. Chuẩn bị sẵn phương án xử lý yêu cầu bổ sung hồ sơ
Ngay cả khi đã chuẩn bị kỹ, trong nhiều trường hợp, hồ sơ thông báo website vẫn có thể:
- Bị yêu cầu bổ sung thông tin;
- Bị yêu cầu chỉnh sửa nội dung website;
- Bị yêu cầu làm rõ tư cách chủ sở hữu website;
- Bị yêu cầu làm rõ tư cách chủ sở hữu tên miền;
Do đó, trước khi thông báo, chủ website cần:
- Sẵn sàng chỉnh sửa nội dung website theo yêu cầu;
- Chuẩn bị đủ giấy tờ pháp lý liên quan;
- Thống nhất doanh nghiệp sẽ là chủ sở hữu website và chủ sở hữu tên miền. Nếu cá nhân sở hữu tên miền thì phải chuyển quyền sở hữu cho doanh nghiệp.
- Với những tên miền quốc tế như .com thì bạn phải thông báo tên miền đó đến Bộ Khoa học và Công nghệ.
- Theo dõi thường xuyên email và tài khoản quản lý hồ sơ.
Việc phản hồi nhanh chóng giúp rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục và sớm được xác nhận thông báo thành công.
8. Chẩn bị, thiết kế 9 tài liệu bắt buộc để đính kèm hồ sơ
- Bản chụp website thông tin về người sở hữu ( chụp cái chân trang chứa thông tin chủ sở hữu website)
- Bản chụp website thông tin về hàng hóa dịch vụ (chụp thông tin trang chủ, nơi có danh sách các sản phẩm)
- Bản chụp website thông tin về giá (chụp một sản phẩm có niêm yết giá và thêm nội dung về chính sách giá)
- Bản chụp website thông tin về điều kiện giao dịch chung (chụp chính sách vận chuyển, kiểm hàng, bảo hành, đổi trả…)
- Bản chụp website thông tin về vận chuyển và giao nhận (Chụp chính sách giao nhận)
- Bản chụp website thông tin về các phương thức thanh toán (Chụp chính sách thanh toán)
- Bản chụp website chính sách bảo mật (Chụp chính sách bảo mật thông tin của website)
- Đối với lĩnh vực kinh doanh có điều kiện (đính kèm giấy phép kinh doanh, kinh doanh có điều kiện như giấy phép bán vàng miếng, giấy phép tour du lịch, giấy phép an toàn thực phẩm, các giấy phép khác)
- Tài liệu chứng minh sở hữu tên miền (giấy chứng nhận sở hữu tên miền tại các Công ty cung cấp dịch vụ tên miền, hosting).
Kết luận
Việc thông báo website với Bộ Công Thương không phức tạp, nhưng đồi hỏi sự chuẩn bị kỹ lượng ngay từ ban đầu. Thực hiện đầy đủ 8 việc cần làm trước khi thông báo website với Bộ Công Thương sẽ giúp:
- Tránh sai sót pháp lý;
- Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ;
- Tăng độ tin cậy của website đối với khách hàng và đối tác;
- Đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về thương mại điện tử.
Nếu bạn chưa chắc chắn website của mình đã đáp ứng đầy đủ điều kiện hay chưa, nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung và chức năng trước khi thực hiện thủ tục thông báo. Nếu có khó khăn, vướng mắc cần tư vấn, hãy liên hệ với mình nhé. Cám ơn các bạn.